Perché le aziende esternalizzano?
Ci sono molte ragioni per cui un'azienda può scegliere di esternalizzare determinate funzioni aziendali. Alcuni dei motivi più comuni includono:
- Riduzione e controllo dei costi operativi
- Migliorare l'attenzione dell'azienda
- Ottenere l'accesso a funzionalità di livello mondiale
- Liberare risorse interne per altri scopi
- Razionalizzazione o aumento dell'efficienza per funzioni che richiedono tempo
- Massimizzare l'utilizzo di risorse esterne
- Condividere i rischi con un'azienda partner
Ma queste ragioni non sono sufficienti per implementare un programma di outsourcing di successo. In effetti, le aziende devono assicurarsi di considerare tutti i componenti e sono in grado di soddisfare i requisiti per il successo dell'outsourcing.
Requisiti per il successo Outsourcing
Nei primi tempi, la riduzione dei costi o dell'organico erano i motivi più comuni per esternalizzare. Oggi i conducenti sono spesso più strategici e si concentrano sullo svolgimento di attività a valore aggiunto all'interno dell'azienda, dove un'organizzazione può utilizzare al meglio le proprie competenze di base.
Le aree critiche per un programma di outsourcing di successo includono:
- Chiarezza sugli obiettivi e gli obiettivi aziendali
- Una visione strategica e un piano
- Selezione del fornitore
- Gestione delle relazioni
- Subappalto correttamente strutturato e accordi con i fornitori
- Comunicazione aperta con gli interessati
- Supporto e coinvolgimento senior della leadership
- Attenzione attenta ai problemi del personale
- Giustificazione finanziaria a breve termine
Facciamo un po 'più in profondità in due di questi requisiti: comunicazione aperta e supporto dirigenziale esecutivo e senior.
Comunicazione aperta
La comunicazione aperta e il supporto esecutivo sono particolarmente importanti per un processo di outsourcing di successo. Un'ulteriore considerazione dovrebbe essere per un valido Service Level Agreement (SLA), che è apertamente disponibile, per tutto il personale coinvolto.
Qualunque sia l'esito dell'accordo di outsourcing, la gestione del cambiamento è fondamentale per il successo del programma. Valutare i requisiti degli stakeholder è la prima parte di questo processo e avere canali di comunicazione aperti durante questo periodo è vitale. Tutti gli interessati dovrebbero essere coinvolti nel processo.
Supporto esecutivo
Gli obiettivi strategici, come le iniziative di outsourcing, devono arrivare dal vertice di un'azienda. Il senior management deve articolare gli obiettivi e gli obiettivi dell'iniziativa di outsourcing e comunicare in che modo il processo andrà a beneficio dell'organizzazione.
I manager di oggi guardano al futuro e riconoscono che la responsabilità di garantire il successo delle iniziative di outsourcing dell'azienda non si ferma quando l'inchiostro si è asciugato sul contratto, ma sfortunatamente non è sempre stato così.
Come evitare l'outsourcing fallito con la gestione delle relazioni
La combinazione di incertezza e mancanza di attenzione ai dettagli critici ha creato uno scenario attuale in cui, secondo Gartner Group, il 25% dei contratti di outsourcing sarà rinegoziato o cancellato entro tre anni. La gestione continua della relazione è importante. L'alta direzione deve rimanere coinvolta durante l'esecuzione del contratto.
Non solo dovrebbe esserci una procedura di escalation chiaramente definita, ma l'alta direzione dovrebbe incontrarsi a intervalli appropriati per discutere la relazione di outsourcing. Dovrebbero inoltre essere tenute riunioni a livello operativo per affrontare il funzionamento del contratto di esternalizzazione nella pratica, per identificare e risolvere eventuali problemi incontrati e concordare modifiche per garantire la soddisfazione continua