L'archiviazione dei dati finanziari è una preferenza personale e non un requisito (anche se il backup è regolarmente!). Alcuni utenti di Quicken creano una copia archiviata dei loro dati alla fine di ogni anno, ma potresti decidere di archiviare una parte del file di dati una volta che ha pochi anni.
Il comando di archiviazione in Quicken esegue una copia delle transazioni prima di includere una data specificata. Non si perdono transazioni dal momento che l'archiviazione in questo software non suddivide le transazioni archiviate dal file di dati originale.
Prima di iniziare, assicurati di lavorare con il file di dati che desideri archiviare. Se hai utilizzato solo un file di dati, questo non è un problema.
01 Come funziona Quicken Archive e come iniziare
Nota: se stai utilizzando una versione precedente di Quicken, vedrai la finestra Copia fine anno che viene visualizzata in questa pagina. Le versioni più recenti visualizzano l'immagine nel passaggio 2 di questo tutorial.
Avvia il processo di archiviazione file di Quicken
Se stai utilizzando una versione precedente di Quicken:
- In Quicken, fai clic su File in alto a sinistra, quindi su Operazioni sui file
- Fare clic su Copia di fine anno
- Seleziona Archivia e clicca OK
Se stai utilizzando una versione più recente di Quicken, vedrai la finestra Crea una copia di fine anno con due opzioni:
- Selezionare questa opzione per archiviare i dati mantenendo tutte le transazioni nel file di dati: File Dati correnti, selezionare Nessuna azione. Il mio file di dati corrente rimarrà invariato.
- Seleziona questa opzione con una data per rimuovere le transazioni precedenti dal tuo file di dati nello stesso momento in cui archivi: voglio solo le transazioni nel mio file di dati corrente a partire da questa data. In futuro, puoi accedere alle transazioni che sono state tagliate dal tuo file di dati aprendo il file di archivio.
02 Imposta un nome file e una posizione per il file archiviato
Versioni Quicken precedenti: Quicken assegna un nome al file di archivio inserendo le ultime due cifre dell'anno alla fine del nome del file.
Versioni più recenti: Quicken aggiunge BKP al nome del file.
È possibile modificare il nome e la posizione del file indipendentemente dall'anno in cui si trova la versione di Quicken.
Denominazione di un file di archivio Quicken:
- I nomi dei file di dati iniziano con una barra e terminano con .QDF. Immettere un nuovo nome file direttamente tra la barra e .QDF.
- Questi caratteri non possono essere utilizzati nei nomi dei file: *? | ": \ /.
- Proprio come la maggior parte delle persone accetta il nome del file predefinito di Quicken, la maggior parte accetta semplicemente anche il percorso del file. È possibile modificare la posizione facendo clic su Sfoglia accanto al nome del file, quindi spostando la struttura dei file del computer nella posizione in cui si desidera salvare l'archivio. Se si desidera salvare l'archivio su un CD, USB o altra fonte multimediale esterna, scegliere la lettera di unità dopo aver fatto clic su Sfoglia. Per salvare il file di archivio su un servizio di backup in linea, selezionare la cartella di file e / o la lettera di unità utilizzata dal servizio. Se non riesci a capirlo, salva il file di archivio sul desktop, quindi spostalo nella cartella o nell'applicazione del servizio di backup.
- Gli allegati di Quicken verranno archiviati solo se lo spazio disponibile sul computer è sufficiente.
03 Scegli la data per il file di archiviazione Quicken
Se hai una versione più recente di Quicken e hai selezionato l'opzione "Non fare nulla" discussa nel Passaggio 1, segui queste istruzioni. Se hai selezionato l'altra opzione, vai al passaggio successivo.
Se stai utilizzando una versione precedente di Quicken, segui queste istruzioni:
- Accetta la data di archiviazione di Quicken per "archiviare i dati fino a includere" o modificare la data per archiviare le transazioni che si verificano prima e in una data specificata.
- Puoi fare clic nella casella data e digitare una nuova data.
- Oppure, fai clic sul simbolo del calendario a destra della casella della data, quindi utilizza le frecce su entrambi i lati del mese per spostarti in avanti e indietro nel calendario. Quando arrivi al mese che desideri, fai clic sul giorno del mese per inserire la data.
04 Salva il file di archivio
Se si sceglie di dare un'occhiata al file di archivio, è possibile tornare al file di dati originale facendo clic su File, quindi scegliendo il file originale dall'elenco vicino alla parte inferiore delle opzioni visualizzate nella finestra a comparsa.
Avvertimento! Non cambiare l'archivio!
Non è necessario apportare modifiche alle transazioni in un file di archivio Quicken, ma solo al file di dati originale. È possibile garantire che non vengano apportate modifiche errate impostando una password di transazione, che consentirà la visualizzazione dei dati, ma non è possibile apportare modifiche senza immettere la password. È inoltre possibile impostare una password di file in modo che nessun altro possa visualizzare il file o apportarvi modifiche.