Tipi di errori contabili e come prevenirli
Dovresti notare che questi tipi di errori sono i più difficili da identificare e risolvere.
Errore di omissione
Si verifica un errore di omissione quando una transazione viene completamente omessa dai libri della tua azienda. Potresti dimenticare di inserire una transazione di spesa o inserire la vendita di un prodotto o servizio. Queste transazioni sono difficili da rilevare. Pertanto, è necessario assicurarsi di disporre di una routine solida per l'immissione tempestiva di queste transazioni. Il motivo più comune per cui queste transazioni non vengono immesse è che la documentazione (come la fattura di un venditore) viene persa. È meno probabile che tu perdi o smarrisci questi documenti giustificativi se li inserisci tempestivamente nel tuo sistema di contabilità il prima possibile.
Errore di storno
Si verifica un errore di storno quando una transazione che avrebbe dovuto essere registrata come debito viene registrata come credito. Ad esempio, è possibile inserire una fattura come pagamento o rimborso.
Non noterai questo errore nel tuo bilancio di prova perché il bilancio di prova sarà ancora in equilibrio.
Errore di principio
Un errore di principio si verifica quando tu o il tuo contabile applicate in modo errato un principio contabile. È possibile che le attività di spesa debbano essere registrate come attività . Le attività e le spese sono entrambe registrate nei libri come debiti, quindi si tratta di un errore tecnico.
Errore della Commissione
Un errore di commissione si verifica quando si immette una transazione nella classe corretta ma la contabilità secondaria errata. Ad esempio, commetterai questo errore se applichi un pagamento alla fattura sbagliata. Il saldo di prova mostrerà l'importo corretto dovuto da un cliente, ma i libri contabili sussidiari dei tuoi singoli clienti non saranno corretti.
Errori di entrata sussidiaria
Un errore di immissione sussidiaria si verifica quando si verifica un errore durante l'immissione di una transazione. Ad esempio, se si affitta un cliente $ 5.000 ma si immettono solo $ 500 come prestito e un prelievo di $ 500 dal proprio conto in contanti, si scoprirà che questo errore viene trasferito al saldo di prova. Il tuo bilancio di prova sarà corretto. Il metodo più comune per rilevare questi errori è eseguire riconciliazioni contabili. Continuando con l'esempio precedente, rileveresti questo errore quando hai eseguito le riconciliazioni bancarie . Scopriresti che nel tuo conto bancario verrai a corto di $ 4.500 in contanti, e quindi potresti correggere l'errore.
Prevenire errori
Dovrai sviluppare buoni controlli interni e processi per rilevare gli errori. Ad esempio, vorrai assicurarti che tutti i moduli siano coerenti in modo che i dipendenti entrino in una routine quando inseriscono le informazioni nel tuo software di contabilità.
Dovrai anche assicurarti di avere abbastanza personale per essere in grado di gestire il carico di lavoro. La sottodenominazione porterà all'affaticamento dei dipendenti, il che si tradurrà in affaticamento del lavoratore, lavoro affrettato e più errori di contabilità.
Rilevare errori
Mentre si vorrà sviluppare metodi per prevenire errori ogni volta che è possibile, gli errori sopra elencati succederanno di volta in volta. Non puoi impedire che si verifichino tutti gli errori. Dovresti condurre varie riconciliazioni al mese e alla fine dell'anno per rilevare molti errori in modo che possano essere corretti. Ad esempio, le riconciliazioni bancarie dovrebbero essere eseguite mensilmente. Le immobilizzazioni possono essere riconciliate solo annualmente in modo da poter garantire di aver prenotato l'ammontare corretto della spesa di ammortamento. Scoprirai che se cerchi modi per prevenire errori e una routine di riesame e riconciliazione dei tuoi registri contabili, la tua azienda funzionerà senza intoppi e ridurrai il numero dei tuoi errori contabili.