Perché la riconciliazione bancaria è importante
Riconciliazione bancaria
Per riconciliare i tuoi account, confronta il tuo record di transazioni e saldi con il tuo estratto conto mensile. Passa attraverso ogni transazione individualmente, assicurandoti che gli importi corrispondano perfettamente.
Dovrai anche assicurarti che i tuoi estratti conto bancari mostrino un saldo finale del conto a cui sei d'accordo.
Se hai familiarità con il bilanciamento del libretto degli assegni , hai già familiarità con la riconciliazione bancaria. Stai essenzialmente facendo la stessa cosa per lo stesso motivo.
È normale notare differenze minori dovute ai tempi, ma dovresti essere in grado di spiegare facilmente queste differenze. Ad esempio, potresti scrivere un assegno a un fornitore e ridurre il saldo del conto di conseguenza, ma la tua banca mostrerà un saldo più alto fino a quando non raggiungerà il tuo account (questi sono anche noti come controlli in sospeso ).
Allo stesso modo, un pagamento elettronico automatico potrebbe colpire il tuo account un giorno prima o dopo la fine del mese, e potresti aspettarti di vederlo in un altro mese. Finché queste discrepanze possono essere facilmente considerate, probabilmente non c'è motivo di preoccuparsi.
Perché è importante riconciliare
Una revisione regolare dei tuoi account può aiutarti a identificare i problemi prima che sfuggano di mano.
I conti bancari aziendali non sono protetti come gli account dei consumatori secondo la legge federale, il che significa che non puoi contare sulla banca per coprire le frodi e gli errori nel tuo account. Un account aziendale svuotato può essere devastante.
Cattura la frode
Una delle cose principali da cercare è qualsiasi segno di frode.
- I controlli legittimi che hai emesso sono stati duplicati o modificati, con conseguente aumento di denaro con il tuo conto corrente?
- I controlli sono stati emessi senza autorizzazione?
- Sono presenti trasferimenti non autorizzati dall'account o qualcuno ha effettuato prelievi non autorizzati?
Prevenire i problemi
La riconciliazione del tuo account ti aiuta anche a identificare i problemi che potrebbero richiedere attenzione. Ad esempio, potrebbe essere necessario rivalutare il modo in cui gestisci il flusso di cassa e i crediti, oppure potresti dover cambiare il sistema di archiviazione e i processi contabili che utilizzi.
- Scopri quanto hai davvero a disposizione nei tuoi account
- Evitare di rimbalzare assegni (o effettuare pagamenti elettronici falliti) a partner e fornitori
- Evita le commissioni bancarie per fondi insufficienti o entrate in linee di credito quando non ne hai davvero bisogno
- Sapere se i pagamenti dei clienti sono rimbalzati o falliti e se è necessaria un'azione
- Tieni traccia dei tuoi assegni in sospeso
- Assicurati che tutto funzioni correttamente nel tuo sistema di contabilità
- Cattura errori bancari
Quando riconciliarsi
È consigliabile rivedere i tuoi account almeno una volta al mese. Per le imprese ad alto volume o situazioni in cui la frode rappresenta un rischio, più spesso è meglio. Alcune aziende conciliano quotidianamente i loro conti bancari. Puoi anche creare protezione nei tuoi conti bancari - chiedi idee alla tua banca. Una soluzione è Positive Pay, che molte banche offrono, impedendo alla tua banca di approvare i pagamenti a meno che tu non abbia precedentemente notificato loro il pagamento.
Come riconciliare
Il processo può essere formale o informale come preferisci. Alcune aziende creano una dichiarazione di riconciliazione bancaria, ma la cosa più importante è rivedere ogni singola transazione da ciascuna fonte (i tuoi record e i record della banca ): abbinare tali transazioni e confrontare il saldo del tuo conto alla fine di ogni periodo. Di nuovo, il periodo potrebbe essere mensile, giornaliero o qualsiasi altro periodo scelto.
Dove puoi trovare le informazioni che ti servono? Il tuo sistema di contabilità dovrebbe avere tutto ciò che ti serve, o potresti semplicemente tenerlo in un registro di controllo. La tua banca dovrebbe fornire l'accesso online al tuo account, permettendoti di visualizzare e scaricare le transazioni regolarmente.
Per una spiegazione più dettagliata, insieme ai modelli di esempio (in formato elettronico e cartaceo) vedi come bilanciare un conto bancario .