Cos'è un assegno eccezionale?
Un assegno in sospeso è un assegno che è stato scritto ma mai presentato per il pagamento. Una persona o un'azienda scrive un assegno e il destinatario non deposita o incassa l'assegno.
Di conseguenza, il controllo è eccezionale, è ancora là fuori da qualche parte.
Perché la materia dei controlli in sospeso?
Quando paghi con assegno, il beneficiario deve depositare o incassare l'assegno per riscuotere il pagamento.
La banca del beneficiario richiederà denaro alla tua banca e la transazione sarà completata quando la tua banca invierà fondi alla banca del beneficiario (o trasferirà denaro sul conto del beneficiario, se entrambi utilizzerai la stessa banca o unione di credito).
Se il destinatario di un assegno non fa mai nulla con esso - o se l'assegno viene perso o distrutto - il denaro rimane nell'account del controllore. Mentre quello può sembrare una buona cosa per il controllore, sorgono diversi problemi.
Saldo gonfiato del conto: se si scrive un assegno e il denaro non lascia mai il conto, si potrebbe eventualmente pensare di poter spendere quei fondi. Ma il denaro appartiene a qualcun altro. Se depositano l'assegno quando non te l'aspetti, finirai con meno soldi di quanto pensavi, probabilmente con il prelievo sul conto e con il rimbalzo degli assegni .
Attività non reclamate : le aziende devono tenere traccia degli articoli in circolazione per evitare di violare le leggi sulla proprietà non reclamate. Se i pagamenti a dipendenti o venditori non vengono pagati, alla fine devono trasferire tali beni allo stato. La maggior parte degli stati richiede alle aziende di farlo dopo alcuni anni, ma controlla con i regolatori locali i dettagli nel tuo stato.
Contabilità aziendale: le aziende devono anche tenere traccia delle entrate, delle spese e dei conti da pagare. Quando i pagamenti rimangono in sospeso, le cose si complicano. Il pagamento viene eseguito nel libro mastro generale, ma le aziende devono apportare correzioni durante la riconciliazione e potrebbe dover riemettere i controlli scaduti. Se le aziende non gestiscono correttamente la situazione, infrangono la legge.
Cosa fare riguardo ai controlli eccezionali
Siate proattivi sui controlli in sospeso e chiarite le cose il prima possibile. Non dare per scontato che sia il tuo giorno fortunato e che tu possa usare i soldi per altri scopi. Devi ancora il denaro, e dovrai pagarlo prima o poi - se va al beneficiario o allo stato. Utilizzare un sistema di contabilità che deduce eventuali assegni non riscossi dai fondi disponibili.
Chiama o scrivi: se noti che un assegno non è stato depositato, contatta il beneficiario. Una semplice telefonata o e-mail va bene, basta fare il check-in per assicurarsi che abbiano ricevuto il pagamento e chiedere se depositeranno l'assegno. Se ciò non funziona, è una buona idea inviare una lettera in cui si informa che l'assegno non è stato presentato e che devono informarti se non hanno ricevuto il pagamento.
Se hai bisogno di un modello, utilizza la nostra lettera di esempio per i controlli eccezionali .
Conserva i registri: documenta tutte le comunicazioni che invii o ricevi sui controlli in sospeso. Potrebbe essere necessario dimostrare ai legislatori statali di aver effettuato ragionevoli tentativi di completare il pagamento, ma il beneficiario non ha collaborato o è stato impossibile contattare il beneficiario.
Pagamento delle fatture online : come individuo, puoi ridurre i prelievi "a sorpresa" nel tuo account personale utilizzando il pagamento delle bollette online anziché gli assegni di scrittura: la banca preleva i fondi dal tuo conto corrente quando viene stampato l'assegno. Ma i fondi saranno restituiti al tuo account se il beneficiario non riesce a depositare l'assegno entro un certo periodo di tempo (in genere sei mesi o meno).
Dovresti scrivere un altro assegno?
Dopo aver parlato con il beneficiario, possono chiedere di inviare un altro assegno, che promettono di depositare prontamente.
Prima di farlo, chiedi loro di restituire il vecchio assegno, se possibile. Ciò elimina la possibilità che essi (intenzionalmente o meno) depositino entrambi i controlli.
Potrebbe essere necessario emettere un nuovo assegno senza ottenere il vecchio assegno. Il controllo potrebbe essere scomparso per qualsiasi motivo e il beneficiario deve averne uno nuovo. Questo ti mette in una situazione difficile perché avrai due assegni per un unico pagamento. Se il vecchio assegno viene depositato, la tua banca potrebbe onorare l'assegno e finirai per pagare il doppio. Le banche generalmente non onorano i controlli scritti più di sei mesi fa , ma succede abbastanza spesso che dovresti stare attento (anche se stampi "Void dopo 90 giorni" o qualcosa di simile sui tuoi assegni).
Due strategie possono proteggerti:
Arresto del pagamento: se l'importo è abbastanza grande da causare problemi (o se non ti fidi del beneficiario), valuta se chiedere alla tua banca di "interrompere il pagamento" sul vecchio assegno. Questo approccio non è perfetto, ma può aiutarti a proteggerti. Le richieste di pagamento di stop costano denaro e durano solo sei mesi, quindi potrebbe essere necessario ripetere il processo più volte.
Ottenere un accordo: chiedere al beneficiario di firmare un documento in cui si promette di non depositare entrambi i controlli (la lettera di esempio collegata a sopra contiene questa lingua). Ciò non impedirà al beneficiario di depositare due volte, ma aggiunge un promemoria e una traccia cartacea che può essere utile.
Perché gli assegni non vengono incassati?
Gli assegni non vengono depositati per diversi motivi.
- Nessuna fretta: la ragione più semplice potrebbe essere che il beneficiario non è riuscito a ottenere l'assegno. Forse non hanno bisogno di soldi urgenti, e sono stati impegnati a fare altre cose.
- Cadendo attraverso le fessure: gli assegni possono anche perdersi in pile di carta o cadere dietro le scrivanie. Ancora una volta, se il denaro non è importante per il beneficiario, non viene notato.
- Problemi di consegna: Infine, gli assegni possono essere restituiti per posta se l'indirizzo di un beneficiario è cambiato, ma tale processo può richiedere sorprendentemente lungo.
Assegni emessi
Se ti è stato rilasciato un assegno ed è ancora in sospeso dopo sei mesi, contatta l'emittente del controllo e richiedi una sostituzione. Potrebbe essere necessario restituire l'assegno originale o firmare i documenti dicendo che l'assegno è stato perso o distrutto (e che non tenterai di depositare entrambi i controlli). Se non riesci a trovare l'emittente, controlla il programma di proprietà abbandonato del tuo stato per rivendicare i beni.