Come stampare i controlli con successo
Per stampare i tuoi assegni, avrai bisogno di:
- Software per la formattazione del controllo
- Carattere MICR per stampare i numeri di facile utilizzo nella parte inferiore di ciascun controllo
- Controlla la carta da magazzino con le caratteristiche di sicurezza che impediscono di alterare o copiare i tuoi assegni
- Inchiostro magnetico, che è potenzialmente opzionale, ma che ti aiuterà a evitare problemi e spese aggiuntive
Quanto vuoi fare?
Esistono due approcci per la stampa di assegni:
- Fai tutto da zero.
- Ordinare assegni parzialmente stampati da una stampante professionale.
Se non vuoi fare tutto, la soluzione più semplice è fare in modo che una stampante di controllo esegua la parte più difficile, che è la stessa per ogni controllo. Esternalizzare i compiti di inserire numeri leggibili da computer su carta speciale con inchiostro magnetico. Quindi puoi semplicemente rilasciare i controlli nella stampante per aggiungere il beneficiario , l'importo e tutti i memo. Con questo approccio, non è necessario gestire inchiostri speciali o scaricare font aggiuntivi.
Controllare le stampanti offrono una varietà di opzioni in modo da poter specificare come vengono emessi i controlli e utilizzano le funzionalità di sicurezza standard del settore.
La maggior parte dei loro prodotti è compatibile con i popolari programmi software, quindi è possibile concentrarsi su aspetti più importanti della verifica della formattazione.
Software per i controlli di stampa
Mentre è possibile progettare e stampare i propri assegni senza alcun software speciale, ci vuole un po 'di abilità di progettazione e tempo. Un pacchetto predefinito fa la maggior parte del lavoro per te, e il software è relativamente economico, specialmente se puoi distribuire i costi su un volume elevato di assegni.
C'è una buona possibilità che tu abbia già ciò di cui hai bisogno. Programmi software di gestione del denaro popolari come Quicken e QuickBooks facilitano la creazione di un pagamento e la stampa di un assegno. Inoltre, questi programmi ti aiutano a monitorare i pagamenti senza doverli inserire manualmente creando un record quando stampi il controllo. Ancora una volta, è più facile usare la carta "assegni" ordinata da una stampante di controllo o un negozio di forniture per ufficio con questi programmi. Ma puoi progettare un modello da solo, se preferisci.
Oltre ai programmi di cui sopra, numerosi fornitori di software alternativi possono aiutarti a creare assegni. Anche i più recenti programmi di contabilità possono aiutarti a stampare assegni antiquati. Ad esempio, Xero consente di personalizzare un disegno di assegno e aggiungere informazioni bancarie in formato MICR.
Attrezzatura necessaria per stampare assegni
È possibile stampare i propri assegni con quasi tutte le stampanti. Tuttavia, è consigliabile utilizzare l'inchiostro magnetico se si intende stampare assegni da zero. Controllare le macchine di lettura presso banche e rivenditori al meglio se le informazioni bancarie sono stampate con inchiostro magnetico. Puoi potenzialmente farla franca con l'uso di inchiostro normale (vedi sotto), ma devi conoscere i compromessi. Trovare inchiostro magnetico non è sempre facile nei negozi di forniture per ufficio locali ed è più costoso dell'inchiostro standard.
Utilizzare un controllo speciale per verificare il controllo. Quel documento ha caratteristiche di sicurezza che rendono più difficile modificare i controlli esistenti e creare falsi controlli utilizzando le informazioni del tuo account.
Hai bisogno di inchiostro magnetico per stampare assegni?
Tecnicamente, no. Tuttavia, si sta correndo un rischio se si stampano informazioni bancarie con inchiostro standard. Fai attenzione ai fornitori di software che semplificano eccessivamente il problema e affermano che puoi sempre stampare assegni senza inchiostro magnetico.
Solo informazioni bancarie: l'intero assegno non ha bisogno di inchiostro magnetico. La parte più importante sono le informazioni bancarie , compreso il numero di routing e il numero di conto . Questi sono i numeri dall'aspetto divertente nella parte inferiore di un assegno, noto anche come la linea MICR. Se questi numeri sono stati prestampati da una stampante di controllo e si stanno stampando solo le informazioni del beneficiario e l'importo, non è necessario l'inchiostro magnetico.
Depositi in evoluzione: i computer con lettori magnetici leggono le informazioni sull'account al di fuori di questi controlli per velocizzare l'elaborazione. Mentre ci stiamo certamente muovendo verso i lettori ottici, alcuni controlli passano ancora attraverso i lettori tradizionali. Nell'era dei depositi di assegni mobili , dove i consumatori scattare una foto di un assegno per effettuare un deposito, la necessità di inchiostro magnetico sta diminuendo.
Ma cosa succede se si stampa i controlli senza inchiostro magnetico e il controllo passa attraverso un lettore magnetico? Quindi il controllo deve essere elaborato manualmente, il che può comportare commissioni per te o il beneficiario, nonché un trattamento più lento.
Il percorso più sicuro consiste nell'utilizzare l'inchiostro magnetico. È più costoso dell'inchiostro normale, ma non è oltraggioso.
Hai solo bisogno di un assegno?
Se hai solo bisogno di un singolo assegno, la tua banca potrebbe essere in grado di darti quello che ti serve. Ad esempio, potrebbe essere necessario fornire un assegno annullato per l'impostazione del deposito diretto , oppure si potrebbe avere una situazione una tantum che richiede un controllo cartaceo. Le banche di solito offrono piccole quantità di assegni con le informazioni del tuo conto stampate su di loro per una piccola tassa. Chiama in anticipo e chiedi se è possibile ottenere un contro-controllo prima di fare un viaggio al ramo.
Come stampare assegni
Una volta che hai i materiali di cui hai bisogno, sei pronto per effettuare un pagamento. Se stai usando un software di contabilità, il programma dovrebbe automatizzare la maggior parte delle attività per te. Altrimenti, inserire la data, l'importo e altre informazioni come se si stesse scrivendo un assegno a mano .