Come impostare un piano di conti QuickBooks per studi legali

Conformarsi ai programmi IOTLA (Interessi su avvocato e trust)

Molti piccoli studi legali e avvocati praticanti utilizzano QuickBook, che è il più popolare software di contabilità per le piccole imprese sul mercato oggi. Se il tuo studio legale ha scelto di utilizzare questo programma, il primo compito sarà quello di impostare il piano dei conti per tenere traccia delle transazioni. Tuttavia, dovrai adattare il tuo piano dei conti per conformarti al programma IOTLA (Interest on Lawyer's Trust Accounts) del tuo stato.

Interessi su avvocati Trust Accounts (IOTLA)

L'interesse per gli avvocati Trust Account (IOLTA) è un modo innovativo per aumentare l'accesso alla giustizia per le persone e le famiglie che vivono in povertà e sostenere miglioramenti del sistema giudiziario attraverso l'uso degli interessi guadagnati su alcuni conti fiduciari degli avvocati. I programmi IOLTA sono un servizio pubblico, e ciò che lo rende unico è che questo servizio è fornito senza tassare il pubblico e viene fornito gratuitamente ai tuoi o ai tuoi clienti.

Come funziona IOTLA

Attraverso IOTLA, come avvocato, quando ricevi denaro che appartiene a un cliente, devi metterlo in un conto fiduciario. Il conto fiduciario non deve essere mescolato con i fondi del tuo studio legale; il denaro dei tuoi clienti deve essere conservato in un conto fiduciario separato, separato dal conto bancario utilizzato per le attività operative quotidiane della tua azienda. Devi depositare i fondi dei tuoi clienti in un conto IOLTA quando i fondi non possono guadagnare abbastanza soldi per il cliente per essere più del costo di assicurare quel reddito.

Questi fondi vengono riuniti insieme, generando entrate da interessi superiori alle commissioni per la gestione dell'account, e l'interesse aggregato viene quindi trasferito al programma IOLTA. Tuttavia, se i fondi dei clienti sono abbastanza grandi, in modo tale che l'interesse netto sia sufficiente affinché il cliente ne tragga beneficio, allora l'avvocato ha il dovere fiduciario di mettere tali fondi in un conto bancario separato in modo che il cliente riceva questo interesse.

Le regole dei programmi IOTLA variano da Stato a Stato

Le regole di condotta professionale che regolano la gestione dei fondi fiduciari dei clienti variano da stato a stato. Mentre i principi generali sono gli stessi in tutti gli Stati Uniti, i requisiti e i dettagli amministrativi specifici non sono gli stessi. Pertanto, è necessario consultare l'Associazione degli avvocati dello stato o il consulente legale per assicurarsi che la configurazione di QuickBooks sia coerente con le regole del proprio stato. Il mancato rispetto delle regole relative agli account di fiducia è una violazione delle regole dello stato e delle regole della American Bar Association. Queste violazioni possono comportare sanzioni severe, che includono sanzioni civili e penali.

Regolamento dei conti IOTLA

La corretta gestione della IOLTA dello studio legale, anche comunemente denominata "Conto fiduciario", è altamente regolamentata dalla barra di stato. La gestione di IOLTA è una competenza chiave nella gestione di uno studio legale. Il principio contabile si basa sui principi della contabilità a partita doppia, con garanzie aggiuntive volte a migliorare la pista di controllo.

Come impostare il piano degli account dello studio legale in QuickBooks

Per impostare il piano dei conti del tuo studio legale, segui questi passaggi:

1. Creare un conto bancario separato denominato "Controllo del fondo fiduciario client". Questo account verrà utilizzato per tracciare tutti i depositi e i pagamenti dei fondi fiduciari dei tuoi clienti.

1. Imposta questo conto corrente come un account IOLTA presso un istituto finanziario approvato per offrire account IOLTA. Consigli pratici: dovresti verificare con il tuo banchiere per confermare che l'account IOLTA ha una protezione automatica per lo scoperto scoperto e non dispone di accesso ATM. Queste regole si applicano ai programmi IOLTA in tutti gli stati, incluso il Distretto di Columbia e le Isole Vergini americane.
2. Per distinguere i debiti del proprio studio legale dai debiti del cliente, è necessario impostare conti di responsabilità separati in QuickBooks. È necessario rinominare l'account Contabilità fornitori in "Contabilità fornitori - Operativo". Questo conto a pagamento verrà utilizzato per le fatture e i pagamenti delle operazioni quotidiane dello studio legale.
3. Configurare un altro account Contabilità fornitori denominato "Contabilità fornitori - Trust". Questo conto pagabile verrà utilizzato per tracciare le fatture e i pagamenti relativi ai tuoi clienti.

1. Configura un'altra responsabilità corrente denominata "Responsabilità del cliente". Questo conto di responsabilità sarà utilizzato per tracciare tutti i depositi dai vostri clienti e altri costi.

Questi sono i passaggi necessari per impostare gli account necessari in QuickBooks se si dispone di account IOTLA in cui si mantiene il denaro del cliente per l'utilizzo nel pagamento delle proprie spese.