Suggerimenti per la conservazione dei registri che potrebbero farti risparmiare tempo e denaro sulle tue tasse
Perché è necessario conservare i record
Con così tante delle vite finanziarie di tutti esistenti online o in formato elettronico, è molto meno probabile che le persone conservino tutti i loro record rilevanti in un unico posto. Ciò non vuol dire che la strategia di conservazione dei registri adottata non possa essere elettronica, significa semplicemente che dovrebbe essere organizzata e mantenere tutto ciò che serve in un posto sicuro. Se si conservano documenti cartacei, investire in una cassaforte resistente all'acqua e al fuoco. Forse considera di tenere più copie in luoghi diversi. Se decidi di passare al digitale, dovrai eseguire la scansione di quei record che hai su hardcopy, ma soprattutto, assicurati di mantenere i file protetti e di avere un backup.
Non solo disporre di record organizzati rende più facile e meno frustrante per te presentare la tua dichiarazione dei redditi, ma garantisce anche che tu possa usufruire di ogni detrazione o credito fiscale a cui sei idoneo. La cosa più importante, tenere i registri consente anche di spiegare un articolo sul reso che l' Internal Revenue Service (IRS) potrebbe mettere in dubbio in una verifica.
In poche parole, tenere registri accurati può farti ottenere tutti i benefici fiscali a cui sei idoneo e impedirti di dover pagare tasse e sanzioni aggiuntive per articoli non comprovati.
Record che dovresti conservare
Il libretto degli assegni, il software del budget personale o gli strumenti di banking online possono aiutarti a ricordare le entrate e le spese da segnalare sulla dichiarazione dei redditi, ma il libretto di assegni o il software da solo non sono una documentazione sufficiente per dimostrare la deducibilità di una spesa.
Oltre alle prove di pagamento (assegni annullati, ricevute di carte di credito, ecc.), Sono necessarie anche fatture, ricevute, polizze di vendita o altra documentazione scritta che specifichi esattamente ciò che hai pagato. Le detrazioni che è necessario documentare possono includere alimenti, contributi di beneficenza, interessi ipotecari, spese per l'assistenza all'infanzia e imposte immobiliari. Se effettui pagamenti in contanti, ottieni una ricevuta datata e firmata che mostri l'importo totale e una descrizione dettagliata di ciò che è stato acquistato.
Per dimostrare che hai sostenuto correttamente il reddito da investimenti come azioni, obbligazioni e fondi comuni di investimento, devi essere in grado di determinare la tua base e se hai un guadagno o una perdita quando vendi. I tuoi record devono mostrare il prezzo di acquisto, il prezzo di vendita e le commissioni, i dividendi ricevuti in contanti o reinvestiti, le scissioni di azioni, i costi di caricamento e lo sconto di rilascio originale (OID). Un foglio di calcolo Excel è un ottimo modo per tenere traccia di queste informazioni, ma anche una dichiarazione del tuo broker o consulente finanziario o una pianificazione scritta a mano.
Se hai trattenuto le spese deducibili dal tuo stipendio, come le quote sindacali, i premi dell'assicurazione medica oi contributi 401 (k), assicurati di conservare i tuoi stub come prova del pagamento.
Non sei ancora sicuro su cosa dovresti tenere? Ecco alcuni dei record specifici più comuni che dovresti tenere:
- Modulo W-2 e 1099
- estratti conto
- Intermediazione e dichiarazioni sui fondi comuni di investimento
- Modulo K-1 (per partnership)
- Scivola sulle vendite
- Fatture
- Ricevute della carta di credito
- Assegni annullati o altra prova di pagamento
- Accordi di acquisto e vendita per la casa, dichiarazioni di chiusura e registri assicurativi
Quanto tempo è necessario conservare i record
Sebbene sia legalmente richiesto che i registri fiscali siano conservati per tre anni dalla data di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, è necessario conservare una copia delle dichiarazioni fiscali effettive, W-2, 1099, ecc., A tempo indeterminato. L'IRS distrugge le dichiarazioni dei redditi originali dopo tre anni e tu oi tuoi eredi potrebbero aver bisogno di informazioni dai rendimenti a un certo punto, o alla fine potreste aver bisogno di dimostrare i vostri guadagni a fini di sicurezza sociale.