Elimina i ritardi di pagamento, le sanzioni e i tassi di interesse più elevati
Quindi prenditi un'ora per questo weekend e organizzati. Utilizzare questa soluzione dettagliata per organizzare il processo di fatturazione e mantenerlo organizzato.
Avrai bisogno di un computer, un set di cassetti di plastica o di cartone, un bidone della spazzatura, un distruggidocumenti, una penna rossa, un taccuino, un evidenziatore, buste da 10 "x 13" e timbri.
Fase uno: trova una stazione che paga le bollette
Pagare le bollette sarà più veloce e più facile se si dispone di una specifica stazione di pagamento delle bollette su cui è possibile sedersi. Non deve essere un grande spazio: un tavolino nell'angolo della cucina, uno scaffale nel tuo ufficio a casa o semplicemente un cestino per contenere gli strumenti e le forniture che pagano le bollette.
Fase due: organizza le tue fatture cartacee
Ecco come elaborare le tue fatture cartacee. Aprili non appena arrivano. Utilizzando una penna rossa, prendere nota della data di scadenza e l'importo dovuto sulla parte anteriore di ogni busta. Prestare molta attenzione alle scadenze in quanto non sono sempre gli stessi ogni mese.
Quando leggi la tua bolletta, evidenzi eventuali addebiti o parti della tua fattura che fai domande.
Sarai in grado di seguire facilmente questi problemi in seguito.
Riciclare qualsiasi busta che non include informazioni personali come offerte speciali o promozioni per altri prodotti. Parlare di riciclaggio distrugge tutto ciò che contiene informazioni personali. Se non possiedi uno shredder, molti negozi di forniture per ufficio offrono l'accesso a uno per una piccola tassa.
Infine, conserva le tue fatture non pagate nel cassetto superiore del tuo sistema di cassetti in plastica o cartone.
Terzo passo: organizza le tue fatture e le tue dichiarazioni elettroniche
Utilizzare un indirizzo email separato per le fatture elettroniche, estratti conto bancari, dichiarazioni di investimento, ecc. Ciò garantirà che una bolletta elettronica non venga trascurata nel mezzo delle molte e-mail che ricevi.
Visualizza le bollette e le dichiarazioni online non appena ricevi l'email. Conferma di essere d'accordo con tutte le spese e l'importo dovuto. Se si rileva una discrepanza, stampare il documento, evidenziare la discrepanza e posizionare la carta nel cassetto superiore del sistema di cassetti in plastica o in cartone insieme alle bollette di carta non pagate. Se non si ha accesso a una stampante, prendere nota del problema nel notebook e posizionare il notebook nello stesso cassetto. Avrai a che fare con eventuali discrepanze più avanti in questo processo.
Quindi, inoltrare ogni notifica via e-mail al proprio indirizzo e-mail personale modificando la riga dell'oggetto da leggere: entità dovuta, data di scadenza e importo dovuto. Ad esempio, GA Gas, 6-28-2011, 78,00.
Crea una cartella email sul tuo computer per ogni mese e anno. Puoi chiamarlo "Online Bills - January 2016.". Dopo aver esaminato ogni fattura online e averla inoltrata a te stesso, salvala nella cartella mensile che hai creato.
Fase quattro: pianifica un orario settimanale per pagare le bollette
Pianifica 30 minuti a settimana per pagare le bollette. Blocca questa pausa sul tuo calendario proprio come faresti con qualsiasi altro appuntamento. Questo è anche un buon momento per rivedere il tuo conto bancario online per la precisione.
Vai alla tua stazione di pagamento delle bollette e rimuovi le banconote dal tuo cassetto da pagare. Quindi accedi al tuo computer e apri la cartella da pagare per questo mese. Se hai evidenziato domande o discrepanze, fai prima le chiamate a queste istituzioni. Sempre più aziende sono in grado di accogliere professionisti che lavorano e hanno a disposizione agenti del servizio clienti fino alle 20:00 EST. Se non puoi raggiungere nessuno, aggiungi questa attività alla tua lista di cose da fare per il giorno successivo. Prendi nota del numero del tuo account, del numero di telefono del servizio clienti e della tua domanda specifica.
Fase cinque: paga le tue bollette
Se vuoi organizzare le tue fatture in modo efficiente ed efficace, considera i pagamenti delle bollette online.
Esistono due tipi di opzioni di pagamento della bolletta online:
- Pagamento della bolletta online offerto dalla tua banca;
- Pagamento della bolletta online offerto dai fornitori di servizi (compagnia telefonica, società di mutui, ecc.).
Qui, Justin risponde alla domanda: Come posso impostare Bill Pay online?
Mentre potrebbe essere necessario più tempo per impostare inizialmente i pagamenti delle bollette online; risparmierai tempo durante ogni mese successivo pagando le bollette online.
In entrambi gli scenari di pagamento delle fatture online, riceverai un numero di conferma come parte della transazione. Prendere nota di queste informazioni sulla fattura stessa o tenere un elenco principale delle transazioni mensili nel proprio blocco note.
Se non stai pagando alcune o tutte le tue bollette online, scrivi l'assegno, registra la transazione nel tuo registro di controllo, usa la busta di ritorno fornita nella maggior parte delle fatture e dichiarazioni e timbra la busta. Assicurati di calcolare il tempo della posta nel tuo processo. Consentire 7-10 giorni per la consegna della posta e la registrazione dei pagamenti. Sebbene tu non abbia un numero di conferma, dovresti comunque prendere nota della transazione sulla fattura stessa o sul tuo elenco principale delle transazioni mensili. Assicurati di includere anche il numero di controllo.
Passaggio 6: archiviare le copie cartacee della fattura
Crea una busta da 10 "x 13" per ogni mese. Una volta che hai finito di pagare le bollette, inserisci le copie cartacee nella busta del mese appropriato insieme al tuo elenco principale di transazioni (che includerà anche le informazioni sulle fatture ricevute elettronicamente).
Se una qualsiasi di queste fatture è necessaria ai fini fiscali, fare una copia e archiviarla con i documenti fiscali annuali.