Ciascuno dei conti in questa equazione viene visualizzato sul bilancio di una società e gli esperti contabili utilizzano le voci di debito e credito per registrare le transazioni su ciascun account.
La contabilità in partita doppia è in uso da oltre 600 anni ed è stata vista per la prima volta in uso da banche e commercianti in Italia.
Contabilità a partita doppia definita
Fedele al suo nome, la contabilità in partita doppia è un metodo contabile standard che prevede la registrazione di ciascuna transazione in almeno due conti, con conseguente addebito a uno o più conti e un credito a uno o più conti.
L'importo totale delle transazioni in ciascun caso deve essere bilanciato, assicurando che tutti i dollari siano contabilizzati. I debiti sono tipicamente indicati sul lato sinistro del libro mastro, mentre i crediti sono tipicamente indicati sul lato destro.
Le aziende pubbliche devono utilizzare il sistema di contabilità a partita doppia, come richiesto dalla legge. Le aziende pubbliche devono seguire le regole e i metodi contabili dettati dai principi contabili generalmente accettati (GAAP), che sono controllati dall'entità non governativa, il Financial Accounting Standards Board (FASB).
La contabilità a partita doppia è anche il modo più efficiente per un'azienda di monitorare la sua crescita finanziaria, soprattutto quando le dimensioni dell'azienda aumentano.
Mantenere libri accurati
Man mano che l'azienda cresce, aumenta la probabilità di errori di ufficio. Sebbene la contabilità in partita doppia non impedisca completamente gli errori, limita l'effetto che eventuali errori hanno sugli account globali.
Poiché gli account sono impostati per controllare ciascuna transazione per essere sicuri che saldi, gli errori verranno segnalati rapidamente ai contabili, prima che l'errore produca errori successivi in un effetto domino. Inoltre, la natura della struttura dell'account facilita il rintracciamento delle voci per scoprire dove ha origine un errore.
Tipi di conto
Quando si utilizza la contabilità a partita doppia, è necessario utilizzare diversi tipi di account. Di seguito sono riportati alcuni tipi di account principali.
I conti delle attività mostrano dollari associati a cose di proprietà di un'azienda, come il denaro contante nel conto corrente o il prezzo pagato per il suo magazzino.
I conti di responsabilità mostrano ciò che l'azienda deve, come un mutuo fondiario, prestito di attrezzature o saldi di carte di credito.
I conti del reddito rappresentano il denaro ricevuto, come i proventi delle vendite e gli interessi.
I conti spese mostrano i soldi spesi, inclusi i beni acquistati per la vendita, i costi del personale, l'affitto e la pubblicità.
Il sistema a partita doppia richiede un piano dei conti, che comprende tutti i conti di bilancio e conto economico in cui i contabili effettuano le registrazioni. Una determinata azienda può aggiungere account e personalizzarli per riflettere in modo più specifico le esigenze dell'azienda, la contabilità e la reportistica.
Utilizzo del software di contabilità
La maggior parte dei software di contabilità per le imprese utilizza la contabilità a partita doppia; senza questa caratteristica, un contabile avrebbe difficoltà a rintracciare informazioni come inventario e contabilità da pagare e la preparazione di record di fine anno e fiscali. La struttura di base della partita doppia viene fornita con pacchetti software di contabilità per le imprese. Durante la configurazione del software, una società configurerebbe il suo piano generale di conti per riflettere gli account effettivi già in uso dall'azienda.
Il software di contabilità di solito produce diversi tipi di rapporti finanziari e contabili oltre allo stato patrimoniale, al conto economico e al rendiconto finanziario. Un rapporto di uso comune, chiamato bilancio di verifica, elenca tutti gli account nella contabilità generale che hanno attività.
Il bilancio di prova contrassegna tutti i conti che hanno un saldo debitore normale e quelli con un saldo di credito normale.
Il totale del saldo di prova dovrebbe sempre essere zero e il totale dei debiti dovrebbe essere esattamente uguale al totale dei crediti.
Esempi di contabilità a partita doppia
Come esempio di contabilità a partita doppia, se si registra un fatturato di $ 500, è necessario effettuare due voci: una voce di debito di $ 500 per aumentare l'account di bilancio denominato "Contanti" e una voce di credito di $ 500 per aumentare il conto del conto economico denominato "Entrate".
Un altro esempio potrebbe essere l'acquisto di un nuovo computer per $ 1.000. In questo esempio, è necessario inserire un addebito di $ 1.000 per aumentare il conto spese "Tecnologia" del conto economico e un credito di $ 1.000 per ridurre l'account "Contanti" del bilancio.
È vero anche il contrario: se la tua azienda prende in prestito denaro da una banca, le tue attività aumenteranno, ma anche le tue passività aumenteranno dello stesso importo. La contabilità in partita doppia verifica la precisione perché dopo aver completato le voci, la somma dei conti con saldi debitori deve essere uguale alla somma dei conti del saldo di credito, assicurando di aver acquisito entrambe le parti della transazione.