Regole per l'accettazione dei pagamenti
La sfida per le aziende è evitare controlli sbagliati . Non si sa mai con certezza se i clienti hanno denaro nei loro conti correnti, ed è costoso e dispendioso in termini di tempo quando i controlli rimbalzano.
Quindi, cosa puoi fare per ridurre le possibilità di accettare una cattiva verifica? I seguenti passaggi ti aiuteranno a iniziare.
Verifica ID: probabilmente lo fai comunque, ma se non lo fai, è tempo di iniziare. La verifica dell'identificazione di un autore del controllo consente di accertarsi che la persona che ti consegna l'assegno sia la stessa persona proprietaria dell'account. Dovresti anche controllare (e copiare) l'indirizzo sull'ID per vedere se corrisponde all'indirizzo sul controllo. Se gli indirizzi non corrispondono, non significa che stai ricevendo un assegno errato, ma vale la pena saperlo (questo, in combinazione con altre stranezze, potrebbe indicare un problema).
Guarda la firma: insisti che tutti gli assegni siano firmati nella tua sede di attività (supponendo che i clienti arrivino al tuo domicilio). Confronta quella firma con la firma sull'ID per assicurarti di avere a che fare con la stessa persona. Vuoi davvero vedere la persona che firma perché un ladro può prendere un assegno legittimamente firmato, modificarlo e portarlo nel tuo business.
Ottieni informazioni di contatto: se le informazioni di contatto del cliente non sono stampate sul controllo, o non è aggiornato, ottieni un indirizzo e un numero di telefono attuali. Se qualcosa va storto con il pagamento, il primo passo è contattare il cliente e farglielo sapere. Potrebbe essere stato un errore onesto e il cliente risolverà rapidamente il problema; in caso contrario, potrebbe essere necessario informare il cliente per iscritto prima di intraprendere un'azione legale.
Osserva attentamente: questo assegno è stato stampato da una stampante di controllo professionale o è stato creato da un ladro professionista? Controlla se i bordi sono netti e squadrati e cerca le funzionalità di sicurezza sul controllo. Cerca eventuali segni di manomissione, come sbavature e usura in luoghi sospetti.
Controlla il numero di controllo: usa la massima cautela se il controllo proviene da un nuovo account. Come puoi dirlo? Guarda il numero di controllo. Un numero basso (101 o qualcosa di simile) di solito significa che è il primo libretto di assegni emesso per quell'account. Detto questo, chiunque può chiedere di iniziare i propri assegni ad un numero più alto, quindi controllare 9900 non è necessariamente da un account stagionato.
Solo data corrente: insistere sul fatto che gli assegni siano scritti solo con la data odierna. Se viene utilizzata una data futura, fai attenzione.
Solo locale: se possibile, attenersi agli assegni che provengono da clienti che vivono nello stesso stato in cui si trova la tua azienda. Certo, le persone si muovono e la tua base di clienti potrebbe essere in vacanza, ma i rischi sono più alti con un controllo fuori dallo stato.
Verifica i fondi: in caso di dubbi, contatta la banca dell'autore dell'assegno e chiedi di verificare i fondi prima di accettare l'assegno. La banca potrebbe rifiutare la tua richiesta, e non c'è alcuna garanzia che i fondi saranno lì anche se la banca verifica i fondi, ma vale la pena provare.
Potresti anche iscriverti a qualche tipo di servizio di verifica degli assegni per aiutare a segnalare i controlli sospetti.
Non spenderlo subito: ricorda che un assegno può sempre essere restituito e potrebbe richiedere più tempo del previsto. La procedura di compensazione degli assegni è confusa perché la tua banca potrebbe consentire di prelevare o spendere alcuni (o tutti) i fondi da un assegno prima di scoprire se l'assegno è positivo. Se si scopre che il controllo rimbalza dopo aver speso i soldi, dovrai rimborsare la banca. Quindi, quanto dovresti aspettare? 30 giorni dovrebbero coprire i problemi più comuni, ma aspettare più a lungo se hai qualche dubbio. Parla con la tua banca e scopri quando saprai se il denaro è effettivamente arrivato.