I migliori modi sicuri per inviare documenti fiscali al tuo commercialista

by William Perez

Resistere all'impulso di usare l'e-mail

Nell'era di Internet, sta diventando sempre più comune al momento delle tasse per le persone di arruolare l'aiuto di professionisti e contabili che potrebbero trovarsi a una distanza inopportuna. Può essere allettante semplicemente inviare per e-mail le informazioni necessarie, ma questa non è l'idea migliore.

Dovrai assicurarti che i tuoi documenti fiscali vengano consegnati al tuo commercialista, all'agente iscritto o ad altro professionista fiscale nel modo più sicuro e affidabile possibile. I documenti fiscali contengono informazioni altamente sensibili come il tuo nome, indirizzo, numeri di previdenza sociale per te e per i tuoi dipendenti, quanti soldi guadagni e dove depositi. E questo è solo per i principianti. Se quei dati cadono nelle mani sbagliate, potresti finire vittima di un furto d'identità.

Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti che i tuoi documenti e i tuoi dati arrivino a destinazione intatti e protetti.

Aggiornato gennaio 2018 da Beverly Bird

01 Crea una lista

Crea un elenco di tutti i tuoi W-2 , 1099 e altri documenti relativi alle tasse. Questo compie due cose: saprai esattamente cosa hai inviato al tuo commercialista e se qualcosa si perde e non arriva dall'altra parte, puoi identificare di cosa si trattava. Avrai anche l'inizio di una lista di controllo per la preparazione delle tasse del prossimo anno.

02 Crea copie di backup

Se stai trasmettendo le copie cartacee dei tuoi documenti fiscali, fai un favore a te stesso e copialo per primo. In questo modo non sarai privo di informazioni critiche se davvero si perdono. È possibile fotocopiarli o digitalizzarli in file PDF o immagine, quindi salvarli sul PC e su un'unità flash come ulteriore precauzione. Comunque lo fai, assicurati di avere una copia di backup prima di inviare i documenti al tuo commercialista.

03 La migliore opzione è la consegna a mano

Quando una spia vuole assicurarsi che un documento sia consegnato alla persona giusta al momento giusto nei film, lo consegna di persona. Non ha la possibilità che possa essere intercettato.

Puoi mettere questa tattica della vecchia scuola per te, consegnando personalmente i tuoi documenti fiscali al tuo commercialista, se possibile. Per lo meno, consegnali al suo assistente, segretario, addetto alla reception o altro personale dell'ufficio. Ciò elimina qualsiasi rischio di perdersi nella trasmissione o di essere intercettati dagli intercettatori.

04 Invio dei documenti

La consegna della posta è abbastanza sicura ed è probabilmente la tua seconda opzione migliore se vivi a Filadelfia e il tuo commercialista è a Pittsburgh, quindi la consegna a mano non è un'opzione possibile.

I tuoi documenti sono protetti da intercettazioni casuali in virtù del fatto di essere avvolti in una busta. Aprire la posta di qualcun altro è un crimine, almeno negli Stati Uniti, e mentre ciò potrebbe non scoraggiare un criminale determinato, almeno ci sono leggi sui libri per punire i trasgressori.

Detto questo, i documenti possono a volte essere persi o danneggiati nella posta, quindi potrebbe essere una buona idea inviare quelle copie di backup che hai fatto piuttosto che gli originali. E prendere in considerazione l'utilizzo di una qualche forma di consegna o conferma della firma, o bypassare completamente il servizio postale degli Stati Uniti e utilizzare invece un servizio di consegna come Federal Express o UPS.

05 Invio di fax dei documenti

Inviare documenti via fax al proprio commercialista può essere un modo rapido per consegnarli ed è relativamente sicuro. Finché la linea telefonica del contabile non viene sfruttata, è probabile che la tua trasmissione non venga intercettata da ladri di identità. Ma sii assolutamente sicuro di avere il numero di fax corretto.

Ci sono alcuni aspetti negativi. I documenti fax possono a volte essere difficili da leggere e l'ultima cosa che un professionista delle tasse vuole fare è sedersi lì a indovinare se un numero è un sei o un otto o prendere del tempo addizionale per chiamarti per scoprirlo. Il fax funziona meglio se hai solo bisogno di inviare alcune pagine. Per documenti più lunghi e soprattutto per documenti contenenti informazioni su entrambi i lati di una pagina, l'invio di fax potrebbe non essere la soluzione migliore.

06 Se è necessario utilizzare l'e-mail ...

L'email è comoda e veloce, ma può offrire la stessa sicurezza di una cartolina. Se non si prendono precauzioni, qualsiasi operatore di rete può vedere il contenuto della propria e-mail e visualizzare gli allegati. Se stanno prestando attenzione e in realtà il monitoraggio dei contenuti è a parte il punto - c'è ancora il potenziale.

Verifica se il tuo commercialista utilizza un software di scambio di file sicuro come LeapFile. Molti fanno, secondo Chip Capelli, un contabile situato a Provincetown, nel Massachusetts, e questo può essere un punto di svolta.

Per lo meno, posizionare i documenti fiscali all'interno di un wrapper crittografato come un file protetto da password, PDF o ZIP. "Esegui la scansione di tutto in un PDF e poi proteggilo con una password", consiglia Capelli. Non inviare mai le informazioni che si desidera mantenere private, come il numero di previdenza sociale, come testo normale nel corpo del messaggio di posta elettronica. Cosa succede se si invia accidentalmente il messaggio all'indirizzo errato o se la posta elettronica viene scansionata e i dati raccolti dal fornitore di servizi? L'adozione di misure precauzionali per proteggere i tuoi documenti fiscali aiuta a proteggere le tue finanze.

Se il peggio diventa peggiore

Rivolgiti immediatamente all'Internal Revenue Service se trovi che sei stato compromesso nonostante i tuoi migliori sforzi. In effetti, puoi contattare l'IRS se pensi che potresti essere stato compromesso. L'IRS indagherà. Invia modulo 10439 per segnalare frodi fiscali o sospette frodi di questo tipo. È possibile accedere al modulo sul sito Web di IRS insieme alle informazioni su dove si dovrebbe inviare per posta o fax.