Comprensione del modulo W-2, dichiarazione salariale e fiscale

Form W-2 riporta i salari guadagnati e le tasse pagate

Le forme fiscali potrebbero essere più facili da capire se non fossero identificate da numeri e lettere, se semplicemente affermassero chiaramente che cosa erano in inglese. Il modulo W-2 è la "Dichiarazione salariale e fiscale". Lo troverai in caratteri più piccoli proprio accanto al "Form W-2" accattivante in grande stampa.

W-2 Obblighi per i datori di lavoro

Il modulo W-2 riporta i guadagni annuali di un dipendente e le ritenute fiscali che il suo datore di lavoro ricava dai suoi stipendi, salari e mance.

Se sei un datore di lavoro, devi prepararne uno per ciascuno dei tuoi dipendenti e fornire copie all'Amministrazione della sicurezza sociale.

Sì, l'amministrazione della sicurezza sociale. L'SSA interverrà a questo punto e condividerà le informazioni con l'Internal Revenue Service.

Devi inviare per posta o consegnare a mano i moduli W-2 ai tuoi dipendenti entro e non oltre il 31 gennaio di ogni anno fiscale, quindi se non lo hai ancora fatto, contatta un contabile per ricevere assistenza in merito al deposito in ritardo e possibile. Hai avuto un po 'di tempo in più per archiviare l'SSA prima del 2017, ma questo è cambiato in base al Protecting Americans from Tax Hikes Act (PATH) del 2015, quindi non seguire solo le regole degli anni precedenti. Tutti gli W-2 sono ora dovuti entro il 31 gennaio.

Obblighi fiscali dei dipendenti

Come dipendente, sei tenuto a riportare sulla tua dichiarazione dei redditi tutte le retribuzioni che hai guadagnato dal tuo lavoro o dai tuoi lavori durante l'anno. Potresti incontrare uno o più di questi problemi comuni.

• Cosa succede se non hai ricevuto il tuo modulo W-2? Se non hai ricevuto il modulo entro la metà di febbraio, chiedi al tuo datore di lavoro quando i moduli sono stati spediti. Puoi anche chiedere un'altra copia stampata del tuo W-2, ma i datori di lavoro a volte addebiteranno una tariffa nominale per fornirti una copia aggiuntiva. Se pensi che il tuo datore di lavoro non abbia inviato W-2, potresti invece contattare l'IRS per ottenere assistenza.

• Cosa succede se alcune informazioni sul tuo W-2 sono errate? Chiedi al tuo datore di lavoro di correggere qualsiasi informazione errata sul tuo modulo W-2. Il tuo numero di previdenza sociale potrebbe essere errato, il tuo nome potrebbe essere scritto erroneamente o il tuo stipendio e gli importi ritenuti alla fonte potrebbero essere inaccurati.
• Cosa succede se il tuo datore di lavoro si rifiuta di darti il ​​modulo W-2? Questa è una situazione seria. Se la compagnia è ancora esistente, chiedi cortesemente una copia. Se il tuo datore di lavoro si rifiuta ancora di darti il ​​tuo W-2, contatta l'IRS al numero 1-800-829-1040 . Assicurati di avere a portata di mano certe informazioni quando chiami: il nome del tuo datore di lavoro e l'indirizzo completo, il suo numero di identificazione fiscale se lo conosci e il suo numero di telefono. Dovresti anche essere in grado di fornire almeno una stima delle retribuzioni che hai guadagnato, dell'imposta federale sul reddito trattenuta e delle date in cui hai iniziato e terminato il lavoro se non lavori più lì. Potresti essere in grado di trovare i tuoi salari e le ritenute fiscali federali sul tuo ultimo paystub dell'anno.

Cosa fare con la forma quando ce l'hai

Dovresti ricevere tre copie del tuo W-2: Copia B, C e 2.

• Allega la Copia B alla tua dichiarazione dei redditi federale se la stai spedendo per posta. Devi solo conservarla insieme agli altri documenti fiscali per almeno quattro anni se stai inviando il tuo e-filing.

• Conserva la copia C anche con i tuoi documenti fiscali per almeno quattro anni. Questa è ufficialmente la tua copia.
• Allega la Copia 2 alla dichiarazione dei redditi dello Stato se la stai spedendo per posta. Altrimenti, mantienilo con i tuoi documenti fiscali per almeno quattro anni come faresti con Copia B.

Capire il tuo W-2

Sapere come leggere il tuo modulo W-2 può aiutarti a capire i tuoi guadagni e darti un vantaggio quando stai preparando le tasse. Il modulo in realtà è disponibile in una varietà di dimensioni, forme e formati, e il formato esatto che vedrai quando guardi il tuo dipenderà dal modo in cui il tuo datore di lavoro elabora il libro paga. Ma ogni modulo W-2 contiene le stesse informazioni a prescindere. Ecco una guida line-by-line, che inizia con le caselle con lettere. Questi sono fondamentalmente identificatori.

• Casella A : qui viene visualizzato il numero di previdenza sociale.

• Casella B : questo è il numero di identificazione fiscale unico del tuo datore di lavoro o EIN.
• Casella C : identifica il nome, l'indirizzo, la città, lo stato e il codice postale del datore di lavoro. L'indirizzo potrebbe mostrare la sede centrale della tua azienda anziché il suo indirizzo locale.
• Casella D : questo è un numero di controllo che identifica il tuo documento unico di modulo W-2 nelle registrazioni del tuo datore di lavoro. Questo numero è assegnato dal software di elaborazione della busta paga della società.
• Riquadro E : identifica il tuo nome completo. Se il tuo nome è cambiato, chiedi alla tua azienda di aggiornare i loro record.
• Casella F : identifica il tuo indirizzo, città, stato e codice postale. L'indirizzo potrebbe essere un vecchio indirizzo se ti sei trasferito di recente, ma questa non dovrebbe essere una complicazione se la dichiarazione dei redditi riporta il tuo indirizzo attuale e corretto.

Le caselle numerate compaiono anche sul modulo W-2. Questi registrano le tue informazioni finanziarie.

• Riquadro 1: la casella 1 riporta il totale degli stipendi tassabili o dello stipendio ai fini dell'imposta federale sul reddito. Il numero include i tuoi stipendi, stipendio, suggerimenti che hai segnalato, bonus e altri compensi tassabili. Ad esempio, saranno inclusi i benefici marginali imponibili come l'assicurazione sulla vita di gruppo. Tuttavia, la casella 1 non include i benefici prima delle imposte, come i contributi di risparmio per un piano 401 (k), il piano 403 (b) o l'assicurazione sanitaria. L'importo della casella 1 è riportato sulla riga 7 del modulo 1040 o 1040A o sulla riga 1 del modulo 1040EZ. Se si dispone di diversi moduli W-2, sommare gli importi del riquadro 1 e immettere il totale.
• Riquadro 2: Riquadro 2 riporta l'importo totale trattenuto dal datore di lavoro dal vostro stipendio per le imposte sul reddito federali. Questo rappresenta l'importo delle tasse federali che hai pagato durante tutto l'anno. L'importo della casella 2 è riportato sulla riga 62 del modulo 1040, sulla riga 36 del modulo 1040A o sulla riga 7 del modulo 1040EZ. Se hai diversi moduli W-2, sommati gli importi del Box 2 proprio come hai fatto con il tuo reddito.
• Riquadro 3: la casella 3 riporta l'importo totale delle retribuzioni soggetto alla tassa di sicurezza sociale. La tassa previdenziale viene calcolata su salari fino a $ 118.500 a partire dal 2017. Se il riquadro 3 mostra un importo superiore alla base salariale, chiedi al tuo datore di lavoro di correggere il tuo W-2. I suggerimenti segnalati al tuo datore di lavoro non sono inclusi nell'importo del Box 3. Sono segnalati nel riquadro 7.
• Riquadro 4: La casella 4 riporta l'importo totale delle imposte sulla sicurezza sociale trattenute dalle buste paga. La tassa di previdenza sociale è un'aliquota fissa del 6,2% sul reddito da lavoro dipendente fino a $ 118,500 a partire dal 2017. Qualsiasi stipendio guadagnato oltre $ 118,500 non è soggetto alla tassa di previdenza sociale, quindi la cifra mostrata nella casella 4 non dovrebbe essere più di $ 7.347,00, la base salariale massima di $ 118,500 è pari al 6,2 percento. Se hai avuto due o più lavori durante l'anno e il tuo salario totale di sicurezza sociale supera $ 118,500, potresti avere pagato più tasse di sicurezza sociale di quelle richieste, ma puoi richiedere l'eccesso di ritenuta fiscale della Social Security come credito rimborsabile sul modulo 1040. .
• Riquadro 5: la casella 5 riporta l'importo delle retribuzioni soggette alla tassa Medicare. Non esiste una base salariale massima per Medicare, quindi l'importo indicato nella casella 5 può essere maggiore dell'importo indicato nella casella 1. Le retribuzioni di Medicare includono qualsiasi compensazione differita, 401 (k) contributi o altri benefici accessori esclusi dal reddito federale imposta. L'importo nella casella 5 corrisponde generalmente all'intero compenso derivante dal lavoro.
• Riquadro 6: La casella 6 riporta l'importo delle imposte trattenute dalla busta paga per la tassa Medicare, che è un'aliquota d'imposta pari all'1,45 per cento del totale delle retribuzioni del Medicare a partire dal 2017. Potresti scoprire che l'importo nella casella 6 è maggiore rispetto all'importo nella casella 5 moltiplicato per 1,45% se si guadagna un reddito significativo. Ciò sarebbe dovuto alla tassa addizionale di Medicare che è stata implementata nel 2013. Si tratta di un ulteriore 0,9 per cento sui redditi oltre determinate soglie a partire dal 2017: $ 200.000 se sei single o idoneo a file come capofamiglia, $ 125.000 se sei sposato ma presentando una dichiarazione separata e $ 250.000 se sei sposato e presentato insieme. Se sei soggetto alla tassa addizionale di Medicare, la ritenuta fiscale di Medicare che viene visualizzata nella casella 6 viene riconciliata con il modulo IRS 8959.
• Riquadro 7: La casella 7 mostra i redditi di punta che hai segnalato al tuo datore di lavoro. Sarà vuoto se non hai segnalato alcun suggerimento. Gli importi nelle caselle 7 e 3 dovrebbero sommarsi all'importo visualizzato nella casella 1 se non si dispone di benefici pre-tasse, o può essere uguale all'importo nella casella 5 se si ricevono i benefici prima delle imposte. Il totale delle caselle 7 e 3 non dovrebbe superare la base salariale di sicurezza sociale di $ 118,500. L'importo della casella 7 è già incluso nell'importo del Box 1.
• Riquadro 8: suggerimenti assegnati. La casella 8 riporta qualsiasi reddito di mancia che ti è stato assegnato dal tuo datore di lavoro. Questo importo non è incluso nelle retribuzioni riportate nelle caselle 1, 3, 5 o 7. Invece, devi aggiungerlo ai tuoi stipendi tassabili su Modulo 1040 Linea 7, e devi calcolare le tue tasse Social Security e Medicare incluso questo reddito di punta usando Modulo IRS 4137 . È possibile rivedere le informazioni nella Pubblicazione 531 relative ai suggerimenti assegnati o consultare un professionista delle imposte se il reddito indicato nella casella 8 del W-2.
• Riquadro 9: Il riquadro 9 è stato utilizzato una volta per segnalare qualsiasi anticipo del credito sul reddito guadagnato, ma il credito sul reddito da lavoro anticipato si è concluso nel 2010, quindi dovrebbe essere vuoto. I pagamenti Advance EIC erano pagamenti anticipati da un datore di lavoro a un dipendente in previsione del fatto che il dipendente potesse beneficiare del credito del reddito da lavoro .
• Riquadro 10: Riquadro 10 riporta qualsiasi importo che potrebbe essere stato rimborsato per le spese di assistenza dipendente attraverso un conto di spesa flessibile o il valore in dollari dei servizi di assistenza dipendente forniti dal datore di lavoro. Gli importi inferiori a $ 5.000 non sono imponibili, ma qualsiasi importo superiore a $ 5.000 deve essere segnalato come salario tassabile nelle caselle 1, 3 e 5. Le prestazioni di assistenza dipendente sono riportate nel modulo 2441.
• Riquadro 11: Questa casella riporta qualsiasi importo che è stato distribuito all'utente dal piano di compensazione differita non qualificato del datore di lavoro o dal piano pensionistico di sezione 457 non governativo. L'importo nella casella 11 è già incluso come retribuzione imponibile nel riquadro 1.
• Casella 12: questa casella si applica alla compensazione differita e ad altri compensi. Diversi tipi di indennizzi e benefici possono essere riportati nella casella 12 in modo che l'IRS lo abbia semplificato il più possibile consentendo al datore di lavoro di inserire un codice a lettere singole o doppie seguito dall'importo in dollari della compensazione. Questi sono i codici del 2017:

Codice A	Social Security non ritirato o imposta RRTA sui suggerimenti. Includi questo importo come parte della tua imposta totale su Modulo 1040.
Codice B	Tassa Medicare non ritirata sui consigli. Includi questo importo come parte della tua imposta totale su Modulo 1040.
Codice C	Beneficio tassabile dell'assicurazione sulla vita a termine di gruppo oltre $ 50.000. Questo importo è già incluso come parte dei tuoi stipendi tassabili nelle caselle 1, 3 e 5.
Codice D	Differenze retributive elettive non tassabili su un piano pensionistico 401 (k) o SEMPLICE 401 (k).
Codice E	Differenze retributive elettive non tassabili a un piano pensionistico 403 (b).
Codice F	Differenze retributive elettive non tassabili su un piano pensionistico SEP 408 (k) (6).
Codice G	Differenze retributive elettive non tassabili e contributi di datore di lavoro non elettivo a un piano di pensionamento 457 (b).
Codice H	Differenze retributive elettive non tassabili ad un piano esentasse 501 (c) (18) (D). Tale importo è incluso nella retribuzione della casella 1. Vedere le istruzioni per il modulo 1040 per come detrarre questo importo.
Codice J	Pagamento dell'assicurazione non imponibile. Tale importo non è incluso negli stipendi imponibili nelle caselle 1, 3 o 5.
Codice K	Accise (pari al 20 percento) sui pagamenti in eccesso del "paracadute d'oro". Includi questo importo come parte della tua imposta totale su Modulo 1040.
Codice L	Rimborsi non imponibili per spese di lavoro dei dipendenti.
Codice M	Imposta di previdenza sociale non compensata o imposta RRTA su un'assicurazione sulla vita a durata di gruppo tassabile superiore a $ 50.000 per ex dipendenti. Includi questo importo come parte della tua imposta totale su Modulo 1040.
Codice N	Imposta di Medicare non rimunerata sull'assicurazione sulla vita di gruppo tassabile oltre $ 50.000 per ex dipendenti. Includi questo importo come parte della tua imposta totale su Modulo 1040.
Codice P	Rimborsi non imponibili per spese di trasferimento dei dipendenti, se gli importi sono stati pagati direttamente al dipendente. È possibile che questo importo debba essere utilizzato nel modulo 3903 (pdf) quando si calcola la quantità di spese in movimento da dedurre
Codice Q	Paga di combattimento non imponibile. Alcuni individui possono scegliere di includere la paga di combattimento quando calcolano il loro credito di reddito guadagnato . Vedi la Pubblicazione 3 per maggiori dettagli sull'esclusione delle zone di combattimento.
Codice R	Contributi del datore di lavoro a un conto di risparmio Archer Medical. Tale importo deve essere segnalato sul modulo 8853 (pdf).
Codice S	Retribuzione non imponibile a un piano di pensionamento SEMPLICE 408 (p).
Codice T	Datore di lavoro ha pagato i benefici di adozione. Questo importo non è incluso nella retribuzione del Box 1. Utilizzare il modulo 8839 per calcolare la parte imponibile e non imponibile di questi benefici dell'adozione.
Codice V	Proventi dall'esercizio di stock option non statutarie. Tale importo è già incluso come reddito imponibile nelle caselle 1, 3 e 5. Tuttavia, sarà comunque necessario segnalare separatamente la vendita di eventuali stock option nella Tabella D e nel Modulo 8949.
Codice W	Datore di lavoro e contributi dei dipendenti a un conto di risparmio sanitario. Segnala questo importo sul modulo 8889.
Codice Y	Differenze salariali inferiori a 409 Un piano di compensazione differita non qualificato.
Codice Z	Reddito ricevuto sotto 409 un piano di compensazione differita non qualificato. Tale importo è già incluso nella retribuzione imponibile nella casella 1. Tale importo è soggetto ad un'imposta aggiuntiva del 20 percento più gli interessi come parte dell'imposta totale sul modulo 1040.
Codice AA	Contributi dopo le tasse a un piano pensionistico Roth 401 (k). Questo importo è incluso come parte del tuo box 1 salari.
Codice BB	Contributi dopo le tasse a un piano pensionistico Roth 403 (b). Questo importo è incluso come parte del tuo box 1 salari.
Codice DD	Segnala il costo dell'assicurazione sanitaria non imponibile fornita dal tuo datore di lavoro.
Codice EE	Contributi dopo le tasse a un piano pensionistico Roth 457 (b) offerto da datori di lavoro governativi. Questo importo è incluso come parte del tuo box 1 salari.

• Riquadro 13: Tre caselle di controllo compaiono nel riquadro 13. Verranno contrassegnate come spartite se una di queste situazioni si applica a te come dipendente:

Sei un dipendente statutario. Ciò significa che tu dichiari gli stipendi da questo W-2 e qualsiasi altro modulo W-2 che ricevi contrassegnato come "impiegato statutario", nel Modulo 1040 Orario C. Le tue retribuzioni non sono soggette a ritenuta d'imposta sul reddito, quindi dovresti vedere un importo pari a zero o vuoto nel riquadro 2. Sono soggetti alle ritenute fiscali sulla sicurezza sociale e Medicare, tuttavia, pertanto è necessario compilare le caselle da 3 a 6. Per una discussione su ciò che costituisce un dipendente statutario e le regole applicabili, vedere la sezione 1 della pubblicazione 15-A.

Hai partecipato al piano pensionistico del tuo datore di lavoro durante l'anno fiscale. Questo potrebbe essere un piano 401 (k), un piano 403 (b), SEP-IRA, SIMPLE-IRA o un altro tipo di piano pensionistico. La possibilità di detrarre i contributi a un IRA tradizionale può essere limitata in base al reddito se si partecipa a un piano di pensionamento, quindi verificare con un commercialista o altro professionista fiscale se questa casella è selezionata.

Hai ricevuto una retribuzione per malattia da parte di terzi in base alla polizza assicurativa di terze parti del tuo datore di lavoro invece di ricevere la paga per malattia direttamente dal tuo datore di lavoro come parte della busta paga ordinaria. La paga malata non è inclusa nelle retribuzioni del Box 1, sebbene la paga per malattia sia di solito soggetta alle imposte Social Security e Medicare. Vedere la sezione 6 della pubblicazione 15-A per una discussione sulla retribuzione per malattia e sulla retribuzione per malattia di terzi,

• Riquadro 14: il vostro datore di lavoro può segnalare ulteriori informazioni fiscali qui. Se alcuni importi sono riportati nella casella 14, dovrebbero includere una breve descrizione di ciò per cui sono destinati. Ad esempio, le quote sindacali, l'assistenza alle tasse retribuita dai datori di lavoro o i contributi al netto delle imposte a un piano pensionistico possono essere riportati qui. Alcuni datori di lavoro segnalano alcune tasse statali e locali nel riquadro 14, come i premi per l'assicurazione invalidità statale (SDI). I premi dell'assicurazione di invalidità statale possono essere deducibili come parte della detrazione per le imposte sul reddito statali e locali sull'Allegato A, se specificate, e le quote di sindacato possono essere deducibili come deduzione dettagliata diversa.
• Casella 15: la casella 15 riporta il numero di identificazione fiscale statale e statale del vostro datore di lavoro. Ci possono essere più linee di informazioni qui se hai lavorato per lo stesso datore di lavoro in più stati.
• Riquadro 16: La casella 16 riporta l'importo totale degli stipendi imponibili che hai guadagnato in quello stato. Potrebbero esserci più linee di informazioni anche qui, se hai lavorato per lo stesso datore di lavoro in più stati.
• Riquadro 17: La casella 17 riporta l'importo totale delle imposte sul reddito statali trattenute dai vostri stipendi per gli stipendi riportati nella casella 16. Tale importo può essere deducibile come parte della detrazione per le imposte sul reddito statali e locali nel Prospetto A se specificate le vostre detrazioni.
• Casella 18: la casella 18 riporta l'importo totale delle retribuzioni soggette alle imposte sul reddito locali, delle città o di altri Stati.
• Riquadro 19: la casella 19 riporta l'importo totale delle imposte trattenute dalle vostre buste paga per le imposte sul reddito locali, delle città o di altri Stati. Tale importo può essere deducibile come parte della detrazione per le imposte sul reddito statali e locali sull'Allegato A.
• Riquadro 20: il riquadro 20 fornisce una breve descrizione dell'imposta locale, della città o di altro Stato pagata. La descrizione può identificare una città particolare, oppure può identificare una tassa statale come i pagamenti di un'assicurazione di invalidità statale (SDI).

E il gioco è fatto. È incredibile pensare che così tante informazioni possano essere contenute in una forma così piccola, ma il tuo W-2 dovrebbe fornirti tutti i dati di cui hai bisogno per riportare il reddito guadagnato come dipendente.