Avvia un sistema di archiviazione di base
Vi sono molte informazioni finanziarie che devono essere organizzate ed elaborate e un semplice sistema di archiviazione può renderlo meno complicato. Puoi sostanzialmente suddividere tutti i tuoi documenti finanziari nelle seguenti categorie:
- Fatture dovute
- Documenti importanti da conservare
- Articoli da buttar via o distruggere
E 'davvero così semplice. O avete un conto che deve essere pagato, una ricevuta o un documento che deve essere salvato, o qualcosa che può essere scartato. Spetta a te decidere come organizzare questi articoli, ma può essere semplice come utilizzare tre singole cartelle etichettate con le informazioni di cui sopra.
Quindi, ogni volta che ricevi la posta o ricevi un altro documento finanziario, prenditi un momento per inserirlo nella cartella corretta. In questo modo le tue fatture e i documenti importanti sono in un posto facile da trovare. È quindi possibile elaborare regolarmente le cartelle e memorizzare in modo permanente i documenti importanti e lanciare o riciclare ciò che non è necessario.
Mantieni documenti importanti organizzati
Mentre il sistema di archiviazione di base farà un buon lavoro nel mantenere le tue finanze quotidiane in ordine, vorrai comunque organizzare gli elementi importanti che devi tenere. In genere, è possibile utilizzare un piccolo cabinet di file con singole cartelle per mantenere tutto in ordine.
Alcuni esempi di documenti finanziari che dovresti conservare:
- Dichiarazioni dei redditi
- Polizze assicurative
- Documenti ipotecari
- Estratti conto investimenti e pensionamenti
- Garanzie o contratti di servizio
Quanto tempo per conservare i documenti
Dal momento che è necessario conservare copie di determinati documenti, per quanto tempo dovresti conservarli? In alcuni casi, potrebbe essere necessario conservare un documento o un modulo solo per un breve periodo di tempo, mentre altri potrebbero rimanere bloccati per anni.
Ecco alcuni documenti finanziari comuni e il tempo necessario per tenerli.
- Dichiarazioni dei redditi. Quando si tratta delle dichiarazioni dei redditi, si consiglia di conservarle per sette anni. Se l' IRS vuole controllare i tuoi ritorni, generalmente hanno tra 3-6 anni per tornare dalla data di deposito. Mantenere a disposizione sette anni di rendimenti passati ti manterrà coperto e renderà la tua vita molto più semplice se verrai sottoposto ad audit. Non solo, ma se hai in programma di acquistare una casa o altrimenti dovresti mostrare prova di reddito a un prestatore, è bello avere a disposizione almeno qualche anno di dati.
- Documenti ipotecari Quando acquisti una casa ti siedi alla chiusura e firmi il tuo nome su centinaia di pagine che sembrano centinaia. Generalmente, riceverai una grande cartella con copie di tutto ciò che hai passato alla chiusura. Questi includeranno documenti della banca che delineano il prestito, informazioni dalla società immobiliare, informazioni sulla valutazione e l'ispezione e molto altro. Anche se potresti non aver bisogno di riferirti a queste cose frequentemente, dovresti davvero mantenere questi documenti indefinitamente. Potrebbe essere necessario fare riferimento a loro in futuro e potrebbero fornire alcune informazioni preziose quando alla fine andrete a vendere la casa.
- Estratti conto bancari e di investimento. Se c'è una cosa buona di Internet è che spesso è possibile estrarre copie elettroniche degli estratti conto bancari e degli investimenti in qualsiasi momento. Ciò elimina la necessità di mantenere ogni singola dichiarazione che ricevi. Tuttavia, è una buona idea rivedere ogni estratto conto che si riceve e se sono trimestrali, tenerli fino all'arrivo della prossima dichiarazione. Una volta ricevuta la dichiarazione di fine anno o annuale, puoi tranquillamente lanciare tutte le dichiarazioni mensili o trimestrali. Ciò ridurrà il numero di pezzi di carta che devi archiviare e con ogni probabilità potrai ottenere copie aggiuntive online o effettuando una rapida telefonata.
- Fatture e ricevute. Quando ricevi bollette di utenza e di carte di credito, è una buona idea tenerle per un anno dopo aver verificato che le informazioni siano accurate. Gli errori possono accadere e se hai una copia della tua dichiarazione prontamente disponibile può rendere facile contestare un errore. La stessa cosa vale per le ricevute. Dovresti tenerli abbastanza a lungo da confrontare con i tuoi estratti conto in modo da poter rilevare eventuali errori. Ovviamente, a meno che le ricevute non siano per acquisti che possono essere utilizzati a fini fiscali. In questo caso, vorrai conservare quelle ricevute per un massimo di sette anni proprio come la dichiarazione dei redditi in caso di verifica.
Mantenere le tue informazioni al sicuro
Il furto di identità è diventato un grosso problema negli ultimi anni. I ladri sono in grado di raccogliere frammenti della tua storia personale e finanziaria e usarla per creare identità false che possono rovinare il tuo credito, svuotare i tuoi conti bancari e, in caso contrario, darle un forte mal di testa. Pertanto, è importante proteggere e disporre dei dati finanziari in modo corretto.
Prima di tutto, considera l'acquisto di un distruggidocumenti per la tua casa. Tutte queste vecchie bollette e persino le carte di credito non utilizzate che si ricevono nella posta ogni mese possono essere i primi bersagli per i ladri. Distruggendo i tuoi documenti non utilizzati puoi essere sicuro di aver ridotto al minimo le probabilità che qualcuno rubi le informazioni.
Questo significa anche che dovresti proteggere i documenti che conservi in casa. Se conservi tutto in scatole di cartone nel seminterrato cosa succede se c'è un'alluvione? Anni di dati potrebbero essere persi. La stessa cosa vale se c'è un incendio o un altro disastro.
Anche se non è possibile proteggere contro ogni singola possibilità, è possibile ottenere almeno un archivio di archiviazione robusto, robusto e possibilmente a prova di fuoco o un contenitore di chiusura che manterrà i tuoi documenti relativamente al sicuro e dalle mani sbagliate. Non hai bisogno di esagerare, ma non vuoi nemmeno che tutto sia solo in alcune vecchie scatole da scarpe nell'armadio.
Essere organizzati può anche aiutare i tuoi eredi
Nel caso in cui qualcosa ti accade, i documenti finanziari organizzati possono aiutare enormemente coloro che si prenderanno cura dei tuoi affari dopo che te ne sarai andato. Questo può semplificare la sistemazione della tua proprietà. Se hai una volontà, è anche importante avere una lettera di istruzioni in modo che l'esecutore sappia dove trovare questi documenti.