Quando e perché hai bisogno del modulo W-9?
Chi deve emettere i moduli 1099-C?
Le Istruzioni per il modulo 1099-MISC dell'Internal Revenue Service spiegano le varie situazioni che richiedono a un'azienda di emettere moduli 1099-MISC.
Devi compilare, archiviare ed emettere questo modulo a tutti i fornitori o appaltatori, non i dipendenti, ai quali hai pagato $ 600 o più durante l'anno.
Un dipendente è chiunque di cui tu o la tua azienda lavoriate. Se paghi qualcuno per rispondere ai tuoi telefoni, è più probabile che sia un dipendente, perché stabilisci le sue ore e impone quello che dovrebbe fare mentre è in orario. I dipendenti non richiedono il modulo 1099-MISC.
Se paghi qualcuno per pulire il tuo ufficio quando non sei aperto per lavoro e lui arriva e lo fa a volte lasciato alla sua discrezione, è molto probabilmente un appaltatore indipendente e richiede Form 1099-MISC. L'Internal Revenue Service spiega i punti migliori per identificare gli appaltatori indipendenti rispetto ai dipendenti.
Eccezioni alla regola appaltatore / fornitore
Non è necessario rilasciare moduli 1099-MISC alle società di capitali C e S o alle entità da cui si acquistano prodotti, ad esempio i prodotti che rivenderanno in seguito.
Anche i pagamenti effettuati a fornitori e fornitori tramite carta di debito, carta di credito o tramite terzi come PayPal sono esenti. L'IRS utilizza un metodo diverso per tracciare queste transazioni.
Quando chiedere un modulo completato W-9?
È buona prassi richiedere che un appaltatore indipendente fornisca un modulo W-9 completato non appena l'azienda saprà che dovrà emettere un 1099.
Ma a volte lasciamo che queste richieste scivolino fino a gennaio, quando guardiamo i nostri documenti contabili e ci rendiamo conto di non esserci riusciti.
Se è necessario emettere un 1099-MISC e non si dispone di un modulo W-9 completato su file, dire qualcosa come "Ehi, ho intenzione di inviare il tuo 1099-MISC entro la fine di gennaio e mi sono reso conto che non hai un W-9 da parte tua. Potresti riempirne uno e inviarlo a me? " Ciò consente all'appaltatore di sapere che le informazioni sul modulo W-9 verranno utilizzate per generare un documento fiscale specifico.
Incoraggiare le persone a inviarti i moduli W-9 completati in modo sicuro. Un W-9 completo include informazioni sensibili come il numero di previdenza sociale di una persona. Questi dati dovrebbero essere mantenuti il più privati e sicuri possibile per ridurre al minimo il rischio che i dati cadano nelle mani sbagliate. Non è consigliabile trasmettere un modulo W-9 completato come allegato di un file non sicuro a un messaggio di posta elettronica. Chiedi di riceverlo per posta, consegna a mano o come allegato a un file protetto da password.
NOTA: le leggi fiscali cambiano periodicamente e le informazioni di cui sopra potrebbero non riflettere le modifiche più recenti. Si prega di consultare un professionista fiscale per il consiglio più aggiornato. Le informazioni contenute in questo articolo non sono intese come consulenza fiscale e non sono un sostituto per la consulenza fiscale.
Ulteriori letture:
- Ulteriori informazioni su Modulo W-9
- Scarica un modulo vuoto W-9 dall'IRS (pdf)
- Scarica le istruzioni per i richiedenti del modulo W-9 dall'IRS (pdf)
- Come preparare il modulo 1099-MISC per il 2013 (Informazioni su diritto commerciale e imposte)