Il modulo W-9 è un documento relativamente semplice
Potrebbe inoltre essere richiesto dalla propria banca o da altre istituzioni finanziarie di compilare il modulo W-9 in modo che possano preparare vari tipi di moduli 1099 per segnalare interessi, dividendi e altri tipi di reddito ottenuti dall'IRS. Potresti persino chiederne uno quando apri un account.
E, naturalmente, se tu o la tua azienda pagate appaltatori o consulenti indipendenti, dovrete affrontare anche le complessità del modulo W-9. Fortunatamente, non sono complicati.
Dove trovare il modulo W-9?
Nella maggior parte dei casi, l'azienda o l'istituto finanziario ti fornirà un modulo vuoto W-9 e ti chiederà di completarlo. Altrimenti, se tu o la tua azienda siete nella posizione di dover rilasciare moduli W-9 ad appaltatori indipendenti, potete scaricare il modulo dal sito web dell'IRS.
Compilando il modulo W-9
Completare il modulo W-9 è piuttosto semplice. Basta fornire il proprio nome e il numero di previdenza sociale. Le imprese dovrebbero indicare il loro nome e il loro numero di identificazione del datore di lavoro.
Quando invii il modulo W-9, stai certificando all'IRS che il codice fiscale che stai fornendo è corretto e accurato.
Segnali di avvertimento di cui essere a conoscenza
Il modulo W-9 è un documento fiscale standard. Di per sé, non pone molti problemi, ma ci sono alcune situazioni che potrebbero sventolare una bandiera rossa:
- Non conosci la persona o gli affari che ti chiedono di compilare il W-9. Devi sempre prestare attenzione quando fornisci informazioni sensibili come il tuo nome, indirizzo, numero di previdenza sociale o numero di identificazione del datore di lavoro. Assicurati di sapere chi ti sta chiedendo di compilare il modulo, perché lo stanno facendo e come verranno utilizzate le informazioni fiscali fornite.
- Assicurati di inviare W-9 in modo sicuro. Non inviare il W-9 completato come allegato di posta elettronica non protetto o non crittografato. Utilizzare un metodo di consegna sicuro, come consegna a mano, posta o allegato a un file crittografato a un'e-mail.
- Chiedi quali tipi di documenti fiscali il richiedente intende fornirti. Se non sei sicuro del motivo per cui ti viene chiesto di completare un W-9, chiedi quali tipi di documenti fiscali puoi ricevere quando le informazioni vengono utilizzate.
- Ti aspettavi invece un modulo W-4. Se stai iniziando un nuovo lavoro e il tuo nuovo datore di lavoro ti consegna un W-9 da compilare, chiedi se lavorerai come imprenditore indipendente o come dipendente. I dipendenti completano i moduli W-4 per impostare le ritenute fiscali. I lavoratori autonomi non hanno tasse trattenute dal loro stipendio - sono responsabili di effettuare pagamenti all'IRS da soli.
Suggerimenti per il completamento del modulo W-9 Se si è un'azienda a responsabilità limitata
- Se la propria LLC è una propria entità fiscale separata, come una società di persone, C-corporation o S-corporation, riportare il nome della LLC e il suo numero di identificazione del datore di lavoro federale sul modulo W-9. Controllare la casella di classificazione della tassa appropriata, indicando se si è una società di persone, C-corporation o S-corporation. Non controllare la casella della società a responsabilità limitata. Ciò suona controintuitivo, ma è quello che dice l'IRS nelle sue istruzioni.
- Se la LLC è di proprietà di un'altra LLC, si dovrà quindi verificare la casella della società a responsabilità limitata. È inoltre necessario indicare la classificazione fiscale della società controllante LLC.
- Se la LLC è di proprietà di un singolo membro , indicare la classificazione fiscale del proprietario.
- Se la LLC è di proprietà di un singolo membro che è una persona , l'IRS indica che è necessario indicare il nome del proprietario sulla riga "nome" e il nome della LLC sulla "linea del nome dell'attività". L'IRS preferisce che si segnala il numero di previdenza sociale del proprietario invece del numero di identificazione del datore di lavoro federale della LLC.
Suggerimenti se sei soggetto a ritenuta di riserva obbligatoria
È inoltre necessario certificare sul modulo W-9 se si è soggetti a ritenuta di riserva . Si tratta di una trattenuta con un'aliquota forfettaria del 28% sui pagamenti effettuati a te o alla tua azienda in determinate circostanze.
Ci sono due ragioni comuni per la ritenuta di riserva: il tuo nome e SSN non corrispondono ai record IRS, o hai uno o più debiti fiscali in sospeso e l'IRS ti ha informato che sei soggetto a ritenuta di riserva obbligatoria fino a quando queste tasse non vengono pagate per intero .
La maggior parte dei contribuenti è esonerata dalla ritenuta di riserva, ma se l'IRS ti ha notificato di essere soggetta ad esso, devi eliminare la lingua nel punto 2 di riferimento nell'area di certificazione. Questa sezione dice:
"2. Non sono soggetto alla ritenuta di riserva perché: (a) sono esonerato dalla ritenuta di riserva, o (b) non sono stato notificato dall'Internal Revenue Service (IRS) che sono soggetto a ritenuta di riserva a seguito di mancata segnalazione di tutti gli interessi o dividendi, o (c) l'IRS mi ha comunicato che non sono più soggetto a ritenuta di riserva. "
Risposte alle domande più frequenti
Con quale frequenza devo aggiornare un modulo W-9?
Dovresti inviare un nuovo modulo W-9 ogni volta che le tue informazioni cambiano. Compilare un nuovo W-9 se il proprio nome, ragione sociale, indirizzo, numero di previdenza sociale o numero di identificazione del datore di lavoro sono cambiati.
Ho ricevuto un W-9 da una fonte improbabile. Cosa dovrei fare?
Alcune persone hanno ricevuto richieste per il modulo W-9 da proprietari terrieri e altre persone o aziende. Il modulo W-9 viene utilizzato per chiedere ufficialmente a una persona o azienda di fornire il proprio nome, indirizzo e codice identificativo del contribuente in modo che la parte richiedente possa correttamente emettere documenti fiscali all'IRS. In generale, qualsiasi azienda che paga interessi, dividendi, compensi non dipendenti o altri tipi di reddito da dichiarare richiederà probabilmente il Modulo W-9, quindi sembra improbabile che un proprietario ti chieda di completarne uno. Se ricevi un W-9 da una fonte improbabile che non ti aspetti ti pagherà dei soldi per qualsiasi motivo, chiedi perché è necessario. Non completarlo e inviarlo in caso di dubbi, almeno non senza prima consultare un professionista fiscale.
Ho ricevuto un W-9 dal mio datore di lavoro. Cosa dovrei fare?
Se sei o sei trattato come un dipendente con una busta paga regolare e il tuo datore di lavoro ti chiede improvvisamente di compilare un modulo W-9, questo indica che il tuo datore di lavoro ora desidera trattarti come un appaltatore indipendente. Questa può essere una situazione piuttosto appiccicosa. Da un lato, ci sono alcuni motivi legittimi per cui potresti diventare un appaltatore indipendente piuttosto che un dipendente. D'altra parte, i datori di lavoro a volte incontrano difficoltà finanziarie e non possono più permettersi di pagare la metà delle imposte sui salari.
Se ottieni un W-9 dal tuo datore di lavoro, prima chiediti se sei un dipendente o un appaltatore indipendente. Se pensi di essere un dipendente e non riesci a raggiungere un consenso dopo aver parlato con il tuo datore di lavoro, puoi chiedere all'IRS di stabilire il tuo stato lavorativo. Naturalmente, il tuo datore di lavoro potrebbe non apprezzarlo, ma è meglio prevenire che curare. Se il tuo datore di lavoro ti riclassifica come contraente indipendente, diventi responsabile del pagamento della sua metà delle imposte sui salari come imposta sul lavoro autonomo.