Suggerimenti per le imposte sull'occupazione domestica
"Se una famiglia paga un dipendente $ 1.900 o più in un anno di calendario, allora sono ufficialmente un datore di lavoro domestico con un dipendente, e hanno bisogno di trattenere la previdenza sociale e Medicare e pagare le tasse del datore di lavoro", dice Eva MacCleery, un esperto fiscale tata, e direttore del servizio clienti su Care.com HomePay.
Questa soglia $ 1.900 si applica per l'anno solare 2015. Per l'anno 2016, la soglia è $ 2.000. In Tax Topic 756, l'IRS scrive:
"Se paghi una retribuzione in contanti di $ 2.000 o più per il 2016 (questa soglia può cambiare da un anno all'altro) a un dipendente di una famiglia, devi generalmente trattenere il 6,2% della sicurezza sociale e l'1,45% delle tasse Medicare (per un totale del 7,65% ) da tutte le retribuzioni in contanti che paghi a tale dipendente, devi inoltre versare la tua quota di sicurezza sociale e le imposte Medicare, che è anche il 7,65% delle retribuzioni in contanti. (Salari in contanti comprendono gli stipendi che si pagano con assegno, vaglia postale, ecc.) si preferisce pagare la quota dei dipendenti della sicurezza sociale e delle imposte Medicare dai propri fondi, si dovrebbe trattenere il 7,65% da ogni pagamento delle retribuzioni in contanti che si fanno. "
Il tuo aiuto è un impiegato?
Il modo migliore per capire se sei responsabile del pagamento delle imposte sul lavoro domestico, consiglia MacCleery, è di porsi le seguenti tre domande:
- "Quali tipi di doveri il lavoratore sta eseguendo, sono di natura familiare?"
- "Chi controlla il modo in cui viene eseguito il lavoro?" e infine
- "Pagherò questa persona almeno 1.900 dollari all'anno?" ($ 2000 per il 2016)
Definire "La natura della famiglia"
Il lavoro di "natura familiare" comprende i servizi resi nelle seguenti professioni:
- baby-sitter,
- portierato,
- Pulizie di casa,
- Lavoratori domestici,
- autisti,
- Assistenza sanitaria domiciliare,
- Faccende domestiche,
- Badanti,
- Infermieri privati e
- Lavoratori del cantiere.
Quanto controllo hai sul lavoro svolto dal tuo nucleo familiare in casa? Il lavoratore esegue servizi a titolo indipendente o lavora come dipendente? Chi controlla il lavoro?
"Il lavoratore è il tuo dipendente se puoi controllare non solo che lavoro è fatto, ma come è fatto", dice l'IRS nella Pubblicazione 926, Guida alle imposte sul lavoro degli impiegati. MacCleery spiega: "sei un datore di lavoro domestico quando hai il diritto di controllare quando, dove, come e da chi deve essere eseguito il lavoro".
Se non è chiaro se il lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente, allora "puoi far sì che l'IRS ti dia una decisione formale", afferma MacCleery; "puoi compilare un modulo SS-8 rispondendo a circa 20 domande, inviarlo all'IRS descrivendo la natura del lavoro, e l'IRS ti ricontatterà con una decisione formale".
Il processo per la gestione delle imposte sull'impiego domestico
Una volta che le famiglie pagano ai dipendenti delle famiglie $ 2000 o più all'anno (per il 2016), "hanno gli stessi obblighi di un'azienda", afferma MacCleery.
"L'impiegato compila un W-4 , la famiglia trattiene le tasse, fornisce i salari, [e] applica le tasse su base trimestrale, proprio come un affare."
Passaggio 1: imposta un budget
Un budget terrà conto di tutti i costi associati all'assunzione di personale domestico. Questo include la retribuzione lorda più le tasse per i datori di lavoro. Si potrebbe anche voler sottrarre eventuali agevolazioni fiscali, come i conti di spesa flessibile di assistenza dipendente o il credito d'imposta per figli e dipendenti .
Step 2: Firma un contratto di lavoro con il Dipendente della famiglia.
C'è un esempio di contratto sul sito HomePay di Care.com all'indirizzo https://www.care.com/homepay/sample-nanny-contract-1309060137
Passaggio 3: registrati con IRS e stato
Avrai bisogno di impostare qualsiasi busta paga e conti di imposta sul lavoro. Avrai bisogno di un numero di identificazione del datore di lavoro affinché le tue tasse sui salari possano essere elaborate correttamente.
Passaggio 4: impostare il libro paga
Ciò include la frequenza delle retribuzioni (come settimanale, bisettimanale o semestrale), l'impostazione di software per la contabilità salariale e la creazione di depositi e processi diretti per l'emissione di paystub. Le dichiarazioni dei redditi sono archiviate su base trimestrale. Alla fine dell'anno, la famiglia invia un modulo W-2 ai dipendenti per segnalare i loro stipendi annuali e le ritenute fiscali. E infine, un piano H è archiviato con il modulo 1040 per riassumere le tasse annuali sui salari. Le famiglie possono assumere un contabile per aiutarli a impostare i loro processi del libro paga e preparare i loro documenti durante tutto l'anno.
Passaggio 5: rispettare le scadenze
Le scadenze "sono personalizzate per ogni cliente", afferma MacCleery. L'IRS e "alcuni stati vogliono i pagamenti delle tasse più frequentemente quando i pagamenti delle tasse sono più grandi". Ci sono delle scadenze per il pagamento delle tasse e le scadenze per la presentazione dei resi. Scopri quali scadenze si applicano alla tua situazione.
In che modo le imposte sull'impiego delle famiglie avvantaggiano il dipendente
Le imposte sul lavoro a carico del dipendente sono utili "perché ora ha una storia lavorativa", afferma MacCleery. Il dipendente diventa "autorizzato a prestazioni importanti come previdenza sociale e assistenza sanitaria statale al momento del pensionamento, e la disoccupazione se licenziato per colpa sua". MacCleery osserva che i lavoratori domestici hanno diritto all'assicurazione invalidità in cinque stati, fornendo ai lavoratori una copertura se non sono in grado di lavorare a causa di infortuni o malattie.
Vantaggi per il datore di lavoro - Riduzione dei rischi e delle penalità
Il principale vantaggio di pagare il proprio nucleo familiare è che i datori di lavoro domestici riducono il rischio di revisione, compresi i rischi di errata classificazione dei lavoratori.
Cosa c'è in gioco? Considera questo scenario ipotetico: supponiamo che una famiglia classifichi erroneamente il proprio lavoratore come un appaltatore indipendente e rilasci al lavoratore un 1099-MISC invece di un W-2. "Le famiglie si sentono come se stessero facendo la cosa giusta utilizzando un modulo fiscale", come la 1099-MISC, afferma MacCleery, "ma ora il dipendente deve pagare entrambe le metà di FICA .Se il lavoratore è veramente un dipendente, allora la famiglia dovrebbe pagare la loro parte di FICA più le tasse di disoccupazione. "
Le agenzie statali lavorano a stretto contatto con l'IRS sulle questioni di errata classificazione dei lavoratori. Quindi, se un'agenzia ottiene l'errore di un lavoratore che viene classificato erroneamente come un appaltatore indipendente, può condividere le informazioni con l'altra agenzia per lavorare insieme su questi casi. "Quello che vediamo è che il dipendente perde lavoro e va a presentare una richiesta di indennizzo di disoccupazione.L'agenzia statale non ha alcun record (di guadagni), quindi lo stato fa un audit con la famiglia e la famiglia deve presentare una tassa retroattiva restituisce ", ha spiegato MacCleery.
Vantaggi per il datore di lavoro - incentivi fiscali
Ma c'è un altro vantaggio per i datori di lavoro domestici. "Oltre alla tranquillità, probabilmente si qualificheranno per un credito d'imposta", afferma MacCleery. Il datore di lavoro domestico potrebbe prendere il credito fiscale per figli e dipendenti a carico del proprio personale 1040. Per i contribuenti con reddito lordo rettificato superiore a $ 43.000, il credito per l'assistenza all'infanzia vale il 20% delle spese per l'assistenza all'infanzia, con un credito fiscale massimo di $ 600 per le famiglie con un bambino o $ 1,200 per famiglie con due o più figli.
Inoltre, se il contribuente ha un conto di spesa flessibile per l'assistenza all'infanzia al proprio posto di lavoro, potrebbe coprire fino a 5.000 $ di reddito salariale ante imposte tramite un conto di spesa flessibile per le persone a carico.
Ora, queste due agevolazioni fiscali sono coordinate l'una con l'altra. Per i contribuenti che hanno accesso a un FSA di assistenza dipendente, la strategia preferita consiste nel massimizzare il FSA ($ 5.000) per le cure a carico. Se il contribuente ha due o più figli, allora utilizzerebbero i successivi $ 1.000 di spese per l'assistenza all'infanzia come parte del loro credito d'imposta per l'assistenza all'infanzia, risultando in un credito d'imposta di $ 200.
"Questa è la divisione più efficiente", afferma MacCleery; "la dividi in questo modo solo se la famiglia ha due o più persone a carico, altrimenti la soluzione migliore è usare $ 5,000 per l'account di assistenza dipendente e non prendere il credito per l'assistenza ai figli Se per qualche motivo non hai accesso a un dipendente conto di assistenza, quindi puoi ricorrere al credito per l'assistenza all'infanzia da solo. "
"Non è costoso pagare in modo legale una volta prese in considerazione tutte le agevolazioni fiscali", ha affermato MacCleery.
Elenco dei link di tassazione per l'occupazione domestica:
Sul sito Web IRS.gov
- Pubblicazione 926, Guida fiscale del datore di lavoro della famiglia
- Argomento della tassa 756, Tasse di occupazione per i dipendenti delle famiglie
- Tabella H (modulo 1040), imposte sull'impiego delle famiglie
- Pubblicazione 15 (circolare E), guida fiscale del datore di lavoro
- Assunzione di dipendenti domestici
- Assistenti familiari e tasse per il lavoro autonomo
- Temi Tema 602, Credito per la cura dei figli e delle dipendenze
- Pubblicazione 503, Spese per la cura dei figli e delle dipendenze
- Modulo W-10, Identificazione e certificazione del fornitore di assistenza personale (pdf, include le istruzioni)
- Modulo 2441, Spese per la cura dei figli e delle dipendenze
- Internal Revenue Manual, 20.2.12, sanzioni e interessi sulle tasse di occupazione
Pubblicato per la prima volta il 27 marzo 2015. Revised April 20, 2015.